Die Aufzeichnung der verwendeten Behandlungsmaterialien ist ein zentrales Compliance-Dokument, das nach der deutschen Trinkwasserverordnung (TrinkwV) vorgeschrieben ist. Es dokumentiert alle Stoffe, die im Trinkwassersystem eingesetzt werden, und stellt sicher, dass keine unzulässigen Chemikalien in das Trinkwasser gelangen. Dieses Dokument bildet einen Kernbestandteil des Trinkwasserhygiene-Plans im Facility Management und gewährleistet, dass die Wasserqualität durch jeden Behandlungsschritt nachvollziehbar und kontrolliert bleibt.
Facility Manager und Betreiber dürfen nur solche Materialien verwenden, die in der UBA-Liste der zulässigen Aufbereitungsstoffe und Desinfektionsverfahren aufgeführt sind oder über eine entsprechende DVGW-Zulassung verfügen. Für jeden eingesetzten Stoff müssen der Handelsname, die chemische Bezeichnung, die Dosierkonzentration und der Zulassungsnachweis gemäß TrinkwV festgehalten werden. Ebenso sind der Zeitpunkt und Ort der Anwendung innerhalb der Anlage zu vermerken – etwa ob das Material im Enthärtungsgerät, in einer Dosieranlage oder im Rahmen einer Desinfektionsmaßnahme eingesetzt wurde. Durch diese detaillierte Erfassung kann jederzeit geprüft werden, ob die zulässigen Höchstmengen und Einsatzbedingungen eingehalten wurden.
Bei Inspektionen durch das Gesundheitsamt dient diese Aufzeichnung als entscheidender Nachweis dafür, dass der Betreiber die Anforderungen des Trinkwasserrechts erfüllt und keine nicht genehmigten Substanzen verwendet. Das Dokument zeigt transparent, welche Behandlungsschritte das Trinkwasser durchlaufen hat, und unterstützt so die Risikobewertung und Gefahrenabwehr. Insbesondere im Falle von Auffälligkeiten oder Kontaminationen lässt sich anhand der Aufzeichnungen schnell nachvollziehen, welche Stoffe zu welchem Zeitpunkt eingesetzt wurden.
Darüber hinaus bietet die fortlaufende Dokumentation betrieblichen Nutzen: Sie erlaubt es dem Facility Manager, die Wirksamkeit von Wasserbehandlungsmaßnahmen (z.B. Erfolg eines Korrosionsschutzmittels oder einer Desinfektion) im Nachhinein zu analysieren und die Lieferanten sowie Herstellerqualität der eingesetzten Produkte zu überwachen. Die Aufzeichnung der Behandlungsmaterialien wird idealerweise in das hygienische Betriebsführungssystem integriert (z.B. gemäß VDI/DVGW-Richtlinie 6023). Dadurch entsteht eine lückenlose und auditfähige Dokumentation, die sowohl internen Qualitätsprüfungen als auch externen Kontrollen standhält.
Nicht zuletzt schreibt die TrinkwV vor, dass solche Aufzeichnungen mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren und auf Verlangen der Behörde unverzüglich vorzulegen sind. Diese lange Aufbewahrungsfrist unterstreicht die Bedeutung der Dokumentation für den langfristigen Gesundheitsschutz und die Rechtssicherheit des Betreibers.
