Trinkwasserinstallationen

Die VgV und VOB/A definieren Struktur und Bewertbarkeit von Angeboten. Das Angebot muss alle geforderten Unterlagen und Nachweise (z. B. Eignungserklärungen, Referenzprojekte, Lieferantenqualifikation) enthalten sowie ein vollständig ausgefülltes Leistungsverzeichnis mit Preisen und Terminen. FM-relevant ist, dass bereits im Angebot hygienische Anforderungen (z. B. nach VDI 6023/DVGW) abgebildet sind: Beispielsweise sollten Konzepte für Spülung, Desinfektion und Probeentnahme sowie Detail­angaben zu Probenahmestellen und Wartungsmaßnahmen enthalten sein. Qualitative Angaben zu Lebenszykluskosten (LCC), Energie­effizienz und Wartungsfreundlichkeit erhöhen die Nachhaltigkeit. Das Nachunternehmerkonzept zeigt, welche Gewerke selbst ausgeführt und welche Subunternehmen eingesetzt werden. Nach Zuschlagserteilung dienen die verbindlichen Leistungsbeschreibungen der Angebotsunterlagen als Grundlage für die Vertrags­anlage und spätere Ausführung.

Gemäß HOAI gehört die Anlagenbeschreibung zu den Kernleistungen des TGA‑Planers in den Leistungsphasen 2–5. Sie enthält sämtliche technischen Auslegungen und Systembeschreibungen: Dazu zählen Auslegungsberechnungen (z. B. Spitzenvolumenströme, Rohrnetz-Berechnung nach DIN EN 806/DIN 1988), die genaue Darstellung der hydraulischen Verhältnisse und Druckverluste, sowie Festlegungen zur Warmwasserbereitung und Zirkulation (z. B. Mindesttemperaturen von 60 °C im Speicher und ≥ 55 °C in der Zirkulation). Materialspezifikationen berücksichtigen die Trinkwasserhygiene (z. B. laut VDI 6023/DIN EN 1988; DVGW‑zugelassene Werkstoffe). Auch Probenahmepunkte, Rückflussverhinderer (nach EN 1717) und Wartungseinrichtungen (Revisionsöffnungen, Reinigungsanschlüsse) werden beschrieben. Die Anlagenbeschreibung dokumentiert darüber hinaus Armaturen, Filter, Sicherheitskomponenten und MES/GLT‑Anbindung. Für den späteren Betrieb erleichtert sie dem FM-Team das Verständnis der Anlage und dient als Basis der Revisionsunterlagen.

Das Asset Book konsolidiert technische und kaufmännische Stammdaten der Trinkwasserinstallation. Nach VDI 6070‑1 und VDI‑MT 3810‑1 erfolgt die systematische Strukturierung (Objekt–Anlage–Strang–Komponente) und eindeutige Kennzeichnung jeder Komponente (z. B. Pumpen, Armaturen, Sensoren). Jeder Eintrag enthält Herstellerdaten, Seriennummern, Installations- und Inbetriebnahmedaten sowie Wartungsintervalle und Garantiefristen. Kritikalitätsbewertungen und Ersatzteillisten ergänzen das Inventar. Durch Verknüpfung mit Bau- und Elektroplänen sowie digitalen Modellen (BIM) entsteht eine umfassende Dokumentation. Die Nutzung standardisierter Schnittstellen (z. B. IFC/COBie) erlaubt den Datentransfer ins CAFM/EAM. So wird transparent, welche Anlagen vermögenswert sind, welche Kosten anfallen und welche Ersatzteile vorrätig sein müssen.

Die VDI 3810‑2 und VDI 6023‑3 machen das Betriebsbuch zum zentralen Nachweis der ordnungsgemäßen, hygienekonformen Betriebsführung. Es ist Teil des Anlagenbuches und umfasst sämtliche operativen Unterlagen: Organigramm und Zuständigkeiten, Ablaufpläne für regelmäßige Spülungen und Temperaturkontrollen, Probenahmepläne mit festgelegten Intervallen, sowie alle Inspektions- und Wartungsprotokolle (z. B. für Speicher, Pumpen, Filter, Sicherheitsventile). Überwacht werden Grenzwerte (z. B. Legionellen-Konzentra­tionen) – bei Überschreitung müssen definierte Gefährdungsanalysen und Sofortmaßnahmen dokumentiert werden. Ebenfalls enthalten sind Nachweise über Schulungen des Personals gemäß VDI 6023 (mindestens Kat. A), Änderungsdokumentation und Notfallpläne. Nach Übergabe sorgt der Betreiber bzw. das FM für laufende Pflege der Dokumentation; dies umfasst das Eintragen aller Prüfungen und Messwerte sowie die Einhaltung von Archivfristen. Eine digitale Pflege im CAFM erhöht Transparenz und Effizienz und ist bei Gesundheitsamt-Audits unverzichtbar.

Nach DIN 18381 zählen normkonforme Schemata zu den Revisionsunterlagen der Installation. Die Strang‑ und Funktionsschemata für Kalt-/Warmwasser, Zirkulation und Abwassersysteme zeigen alle Rohrleitungen, Abgänge und wichtigen Komponenten (Speicher, Mischer, Pumpen, Armaturen) sowie deren logische Verknüpfung. In den Regelschemata ist die Automatisierungs‑ und Regelstrategie abgebildet: Hier werden Sollwerte, Rückmelde­punkte, Freigaben, Sperrungen und Störmeldungen eingezeichnet. Die Pläne enthalten Symbole nach geltenden Normen (z. B. EN 806, EN 1717) und weisen auf relevante Probenahmestellen hin. Für das FM sind diese Übersichtspläne die schnellste Orientierungshilfe bei Betriebsstörungen und die Grundlage für Hygienekonzepte und Temperaturmanagement. Alle Schemata werden mit einem Revisionsindex versehen und mit technischen Datenblättern und Leitungsplänen abgelegt.

Die Norm DIN EN 61082‑1 (VDE 0040‑1) stellt sicher, dass elektrische Anschlusspläne eindeutig und wartungsfreundlich angefertigt sind. Sie regelt Aufbau und Inhalte von Stromlauf- und Klemmenplänen, einschließlich aller elektrischen Verbindungen für Pumpen, Ventil­antriebe, Messumformer und Steuerungssysteme. Im Anschlussplan werden neben den Leiterbelegungen auch Schutzmaßnahmen (z. B. FI/LS-Schalter, Trennschalter) und Erdungskonzepte dokumentiert. Die Verbindung zu Regelungs- und Funktionsschemata (Kapitel 6) wird über I/O-Listen hergestellt. In Kombination mit den mechanischen Unterlagen (DIN 18381) bilden die elektrischen Pläne den elektrotechnischen Teil der Revisionsunterlagen. Für das Facility Management sind sie wichtig, um bei Störungen rasch Kabelwege und Anschlusspunkte zu identifizieren und um Elektroarbeiten sicher durchzuführen.

Gemäß HOAI-Leistungsphase 4 („Genehmigungsplanung“) hat der Fachplaner alle für das behördliche Genehmigungsverfahren erforderlichen Unterlagen zu erstellen und einzureichen. Dazu gehören insbesondere Pläne und Schemazeichnungen für die Trinkwasserinstallation (Trinkwasserstränge, Zirkulationsleitungen, Warmwasserbereitung, Rückflussverhinderung gemäß EN 1717) sowie eine ausführliche Anlagenbeschreibung. In dieser werden Werkstoffe, technische Komponenten und ein Hygienekonzept (z. B. Legionellenschutz, Spül- und Desinfektionsmaßnahmen) dargestellt. Wichtige Grundlagen sind hierbei die Anschlussbedingungen des örtlichen Wasserversorgers sowie Vorgaben aus Normen wie DIN EN 806/DIN 1988 und VDI 6023. Der Antragsteller (TGA-Fachplaner) muss ferner Angaben zu den vorhandenen Zapfstellen, dem Trinkwasserbedarf (inkl. Personenzahlen und gegebenenfalls Risikogruppen) sowie zur Barrierefreiheit machen. In Sonderbauten (Kliniken, Altenheime etc.) ist zudem auf besondere hygienische Risiken und Probeentnahmestellen einzugehen. Ein erläuternder Bericht fasst die hydraulische Bemessung, Betriebsweise und Wartungsstrategien zusammen. Abschließend werden alle erforderlichen Formblätter und Erklärungen der zuständigen Behörde beigelegt (z. B. Bauamt, Gesundheitsamt), um die Bau- und Nutzungsgenehmigung für die Trinkwasserinstallation sicherzustellen.

Für das Facility Management ist es wichtig, bereits in dieser Planungsphase betriebliche Aspekte einzubringen: Beispielsweise sollten Probenahmestellen und Wartungszugänge so früh wie möglich festgelegt werden, damit spätere Betreiberpflichten (Probenahme, Instandhaltung) nahtlos erfüllt werden können. Die Einreichung erfolgt meist elektronisch über Kommunalportale oder per Vor-Ort-Termin bei der Behörde. Wichtig ist, alle Unterlagen nach den aktuellen Anforderungen der jeweiligen Landesbauordnungen (LBO/HbauO) und Wasserversorgungsauflagen vollständig zu übergeben. Eine verlässliche Dokumentenlenkung (Versionierung, Audit-Trail) im CAFM oder Dokumentenmanagementsystem (z. B. PDF/A-3) stellt sicher, dass Planung, Ausführung und späterer Betrieb konsistent bleiben.

Nach der Trinkwasserverordnung (TrinkwV) ist der Betreiber verpflichtet, dem Gesundheitsamt wesentliche Änderungen an der Trinkwasserversorgungsanlage anzuzeigen. Dazu zählen insbesondere bauliche oder betriebstechnische Anpassungen, die die Beschaffenheit des Trinkwassers oder das Hygienerisiko beeinflussen können (z. B. Vergrößerung von Speichervolumen, Umbau von Zirkulationssträngen, Änderung der Wasseraufbereitung, Erweiterung um Anlagen wie Wärmerückgewinnung). Auch eine Nutzungsänderung (z. B. neue Risikogruppen im Gebäude) gehört dazu. Die Änderungsanzeige soll in der Regel mindestens vier Wochen vor Ausführung erfolgen, damit das Gesundheitsamt ausreichend Zeit zur Prüfung hat.

Der Inhalt der Anzeige umfasst die Stammdaten der Anlage und des Betreibers sowie eine Beschreibung der geplanten Änderung mit Zeitplan. Wesentlich ist eine hygienische Bewertung der Änderung: Besteht z. B. das Risiko von Stagnationsbereichen oder Wärmeverlust, muss der bestehende Hygieneplan angepasst werden. Daher sind auch neue oder geänderte Probenahmestellen und deren Intervalle anzugeben. Falls durch die Maßnahme Materialien gewechselt werden, sind deren Trinkwassertauglichkeit bzw. Konformität nachzuweisen. Temporäre Sicherungsmaßnahmen (wie Umspülungen, Behelfsleitungen oder Bypässe) müssen beschrieben sein. Ansprechpartner (inkl. Hygienebeauftragter) und relevante Nachweise (Spülberichte, Prüfzertifikate) werden beigefügt.

Für das Facility Management bedeutet dies, dass alle Änderungen sorgfältig dokumentiert und in das Betriebsbuch (vgl. VDI 6023-3/VDI 3810-2) überführt werden. Das Schemata der Wasserversorgung ist entsprechend zu aktualisieren. Nach der Maßnahme muss außerdem der Probenahmeplan überprüft und ggfs. neu festgelegt werden, um die Wasserqualität weiter zu gewährleisten. Ziel ist eine rechtssichere Fortführung des Anlagenbetriebs ohne hygienische Einbußen.

Für den Neubau oder die wesentliche Erweiterung einer Trinkwasserversorgungsanlage ist eine Bauanzeige nach der TrinkwV zu stellen. Diese Errichtungsanzeige wird vor Baubeginn an das zuständige Gesundheitsamt übermittelt, damit die Behörde über Art und Umfang der geplanten Anlage informiert ist. Der Bauherr oder Auftraggeber übermittelt dabei grundlegende Projektinformationen: Art und Nutzung des Gebäudes, erwartete Personenzahlen, Klassifikation als öffentliche oder private Versorgung. Es wird der Versorgungsweg beschrieben – z. B. Anschluss ans öffentliche Netz, Eigen- oder Regenwassernutzung (EEA) – sowie die vorgesehene Wasseraufbereitung (Enthärtung, Desinfektion). Ein schematisches Trinkwasserkonzept (Strangschema) zeigt die Hauptleitungen, Warmwasserspeicher und Zirkulationsschleifen. Dabei wird auch die Ausführung von Rückflussverhinderern nach EN 1717 skizziert.

Daneben enthält die Anzeige das Hygienekonzept und die Planung der Probenahmestellen. Das schließt ein, an welchen Stellen später Trinkwasserproben genommen werden (Trinkwassernetz, Warmwasserspeicher, besondere Auslassarmaturen) und in welchen zeitlichen Abständen. Ein grober Zeitplan nennt die Bauphasen, die vorgesehenen Schritte zur Spülung und Desinfektion sowie die Termine für die ersten Trinkwasseruntersuchungen (Erstproben). Verantwortliche Firmen und Planer werden benannt, ebenso ein Ansprechpartner für das entstehende Versorgungsunternehmen (z. B. Wassermeister in spe).

Durch diese Anzeige erhält das Gesundheitsamt die Möglichkeit, zusätzliche Anforderungen zu stellen (etwa Vorgaben zu weiteren Probennahmestellen oder Schutzeinrichtungen). Für das Facility Management ist die frühzeitige Kenntnis der Behördenerfordernisse wichtig: So können Vorgaben des Amtes in die Ausführungsplanung einfließen und in das spätere Betriebsbuch übernommen werden. Alle für die Erstinbetriebnahme benötigten Nachweise (Druck- und Dichtheitsprüfprotokolle, Revisionsberichte über Spülung/Desinfektion, Messprotokolle) sollten bereits während der Errichtung dokumentiert und zur Vorlage bereitgehalten werden.

Vor der erstmaligen oder erneuten Inbetriebnahme einer Trinkwasseranlage (z. B. nach einer Stilllegung oder Sanierung) ist eine Anzeige an das Gesundheitsamt zu richten. Diese Inbetriebnahmeanzeige stellt sicher, dass die hygienische Funktionsfähigkeit der Anlage vor der Freigabe überprüft wird. Der Betreiber (oft das Facility Management) meldet das Datum und den Anlass der Inbetriebnahme und legt alle relevanten Nachweise vor: Protokolle über Spül- und Desinfektionsmaßnahmen, Temperatur- und Funktionsprüfungen an zentralen Stellen (z. B. Speicher, Rohrleitungen), gegebenenfalls erste mikrobiologische Probenanalysen. Dabei werden die festgelegten Grenzwerte für Temperatur und Keimbelastung zugrunde gelegt, um zu dokumentieren, dass die Anlage den Anforderungen genügt.

Zusätzlich werden dem Gesundheitsamt der aktuelle Betriebs- und Hygieneplan (nach VDI 6023) sowie der aktuelle Probenahmeplan übergeben, der die Probeentnahmestellen, Intervalle und das beauftragte Labor aufführt. Ansprechpartner wie der Hygienebeauftragte und der Betreiber werden genannt, um eine effektive Kommunikation zu ermöglichen. Die Behörde kann anhand dieser Unterlagen die sachgerechte Durchführung der Inbetriebnahme überwachen und das weitere Monitoring anweisen.

Für das FM markiert diese Anzeige den offiziellen Startpunkt des laufenden Monitorings. Ab dann müssen beispielsweise Temperaturnachweise (z. B. Warmwasser auf ≥ 55 °C) regelmäßig im Betriebsbuch dokumentiert werden. Stellt der Inbetriebsetzungsbericht Abweichungen fest, sollte eine Gefährdungsanalyse nach VDI 6023 durchgeführt werden. Bei größeren Netzen empfiehlt sich eine stufenweise Inbetriebnahme (etwa zunächst einzelne Gebäudeteile) mit fortlaufender Dokumentation, um spätere Probleme früh zu erkennen.

Wenn eine Trinkwasserversorgungsanlage ganz oder teilweise stillgelegt wird, muss dies dem Gesundheitsamt angezeigt werden. Die Stilllegung kann temporär (z. B. während einer Umbauphase) oder dauerhaft sein. Die Anzeige umfasst die wesentlichen Angaben: Identifikation der Anlage und des Betreibers, Art des Stilllegungsvorhabens (komplett oder Teilnetz) sowie den Zeitpunkt und Grund (z. B. Gebäudeabriss, Generalsanierung).

Ein Schwerpunkt ist der Nachweis, dass alle notwendigen Sicherungsmaßnahmen zum Schutz des verbleibenden Trinkwassernetzes getroffen wurden. Dazu gehört das fachgerechte Absperren und Entleeren stillgelegter Leitungen sowie das Trennen von potenziellen Rückflusswegen entsprechend EN 1717. Der Installateur dokumentiert, welche Rohrabschnitte verschlossen oder demontiert wurden. Ggf. werden Rohre verschlossen (blindgestopft) oder Eingangsschächte versiegelt. In der Anzeige wird zudem beschrieben, wie Verwechslungen ausgeschlossen werden (z. B. durch Hinweisschilder oder Vorhängeschlösser an Ventilen).

Aus Sicht des Facility Managements steht die Reduzierung von Stagnationsrisiken im Vordergrund: Stillgelegte Abschnitte sollten so isoliert sein, dass darin kein Wasser zurückbleibt und keine Keimbildung stattfindet. Alle Änderungen müssen in den technischen Plänen und im Betriebsbuch vermerkt werden. Klar gekennzeichnete Absperrstellen und Beschriftungen (z. B. „Außer Betrieb“) helfen, dass zukünftig keine Fehlbenutzung erfolgt. Die Anzeige an das Gesundheitsamt ist der formale Abschluss dieses Prozesses, der auch Grundlage für eine spätere Wiederinbetriebnahme bildet.

Der Laborbefund, der den Technischen Maßnahmenwert (TMW) für Legionellen erreicht oder überschreitet, ist das gesetzliche Startsignal für eine Kette von Sofortmaßnahmen gemäß TrinkwV. Die Untersuchungsstelle muss den Betreiber der Anlage sowie das zuständige Gesundheitsamt unverzüglich informieren. Mit Eingang der Meldung beim Betreiber und beim Gesundheitsamt müssen unverzüglich Abhilfemaßnahmen ergriffen werden (z. B. temporäre Nutzungsbeschränkung, thermische Spülung, Erhöhung der Speichertemperatur) und eine Gefährdungsanalyse gemäß den UBA-Empfehlungen sowie der VDI/DVGW-Richtlinie 6023 Blatt 2 in Auftrag gegeben werden. Diese Risikoabschätzung erfordert eine Ortsbesichtigung und Prüfung der allgemein anerkannten Regeln der Technik. FM-seitig ist die Meldung sofort in einem Compliance-Register Trinkwasser zu erfassen. Sie wird dort mit dem Probenahmeplan und historischen Messwerten verknüpft. Ein Fristen- und Eskalationsmanagement überwacht die Umsetzung aller Schritte bis zum Abschlussbericht und zur Aufhebung der Gefährdung (Null-Befund). Alle Befunde und Maßnahmen sind im Betriebshandbuch beziehungsweise Trinkwasserprotokoll zu dokumentieren; positive Befunde sind dem Gesundheitsamt zu melden, negative Messergebnisse mindestens zehn Jahre aufzubewahren.

Mit der Übernahme-Anzeige werden die Betreiberpflichten an der Trinkwasserinstallation formell auf den neuen Betreiber übertragen. Dies sichert die Kontinuität aller Überwachungs- und Instandhaltungsmaßnahmen (Beprobung, Systemprüfung, Hygiene) und verhindert Haftungslücken. Gleichzeitig schafft das Dokument Transparenz über Altlasten in der Anlage (z. B. noch offene Sanierungsmaßnahmen nach Legionellen-Funden) und dokumentiert die Pflichtübernahme (rechtssichere Beweisführung). In der Praxis wird diese Anzeige im Anlagenbuch bzw. Handbuch abgelegt und mit Wartungsnachweisen sowie dem Register der Gefährdungsbeurteilungen verknüpft. Die Bekanntgabe an Wasserversorger oder Behörden kann zusätzlich erforderlich sein (z. B. Bestandsanlagen nach TrinkwV-Anlage 1). Gemäß den Anforderungen an Betreiberverantwortung (z. B. IfSG, DIN 1988‑200) liegt die Last der fortlaufenden Dokumentation aller technischen Maßnahmen ohnehin beim Anschlussnehmer. Die Betreiberwechsel-Anzeige unterstützt dabei, den Nachfolger frühzeitig in seine Pflichten einzuführen.

Plötzliche Trübungen, Verfärbungen, Geruchs- oder Geschmacksänderungen im Trinkwasser sind häufig frühe Anzeichen für Hygienemängel oder technische Probleme (z. B. Biofilmbildung, Korrosion, Stagnation). Das Leitungswasser muss grundsätzlich die physikalischen Anforderungen gemäß TrinkwV erfüllen, darunter geruchs- und geschmacksneutral sein sowie keine Verfärbung oder Eintrübung aufweisen. Eine strukturierte Störfallanzeige dokumentiert das Ereignis und löst automatisch eine Ursachenklärung aus. Sie dient als Audit-Trail („Störfall-Protokoll“) und veranlasst die sofortige analytische Untersuchung (Trinkwasserproben auf chemische und mikrobiologische Parameter). FM-seitig ist neben der technischen Abklärung die schnelle Nutzerkommunikation entscheidend: Betroffene sind sofort über die Maßnahme (z. B. Abkochanordnung, Nutzungseinschränkung) zu informieren. Parallel werden Leerläufe und Totstränge durch mehrmaliges Spülen bereinigt, Temperaturen und Drücke gemessen und Proben beauftragt. Auffällige Laborbefunde oder sensorische Befunde müssen zeitnah dem Gebäudeeigentümer, dem Facility Manager sowie dem Gesundheitsamt mitgeteilt werden. Laut BG RCI sind bei mikrobiologischer Kontamination umgehend Schutzmaßnahmen zu ergreifen (z. B. Duschverbot, Temperaturerhöhung, thermische Desinfektion) und Nutzer anzuweisen, das Wasser nur abgekocht zu verwenden. Alle Untersuchungsergebnisse und ergriffenen Maßnahmen sind abschließend zu dokumentieren.

Das Prüfprogramm bildet die praktische Umsetzung der BetrSichV-Vorgaben über den gesamten Lebenszyklus der Anlage ab. Aus der BetrSichV-Gefährdungsbeurteilung ergeben sich prüfpflichtige Druckanlagenteile und die erforderlichen Prüfintervalle, Prüfarten und Umfang der Kontrollen. Üblicherweise wird dabei risikoorientiert zwischen äußeren Prüfungen (z. B. Sichtkontrolle, Messgeräteprüfung), inneren Prüfungen (z. B. Innenrauminspektion des Druckbehälters) und Festigkeitsprüfungen (Druckprobe) unterschieden. BG RCI gibt beispielhaft 10 Jahre als Intervall für Funktions- oder Festigkeitsprüfungen an (verlängerbar auf 15 Jahre bei positiver Zustandsbewertung). Je nach Einstufung und Größe der Anlage führen eine zugelassene Überwachungsstelle (ZÜS) oder eine nach TRBS 1203 zertifizierte „befähigte Person“ die Prüfungen durch. In der FM-Praxis ist die lückenlose Dokumentation und Nachverfolgung entscheidend: Alle Ergebnisse werden in einem Betriebssicherheits-Register erfasst. Moderne CAFM/EAM-Systeme automatisieren Fristen, erinnern Verantwortliche an Prüftermine und steuern die Mängelbearbeitung. Die enge Abstimmung mit dem Hygienemanagement und der Wartungstechnik stellt sicher, dass beispielsweise erforderliche Desinfektionsmaßnahmen oder Gerätewechsel rechtzeitig mit den Prüfungen abgestimmt werden.

Die Verjährungsfristenliste gibt Klarheit für die Durchsetzung von Mängelansprüchen gegenüber Planern und Ausführenden. Die HOAI definiert die Leistungsbilder und Dokumentationspflichten (z. B. Abnahmeprotokolle in LPH 8/9), wodurch Soll-Beschaffenheit und Abnahmefähigkeit festgelegt werden. Die maßgeblichen Verjährungsfristen ergeben sich jedoch aus dem BGB (§ 634a): Danach verjähren Mängelansprüche bei Bauwerken grundsätzlich in 5 Jahren. Wenn vertraglich VOB/B vereinbart wurde, kann für bestimmte Gewerke (z. B. Stahlbau, Trockenbau) eine Frist von 4 Jahren gelten. Schecks über die Fristen sollten auch Regelungen zur Hemmung oder Neubeginn enthalten (z. B. durch Mängelanzeige oder Verhandlungen gem. §§ 203 ff. BGB). FM-seitig ist die lückenlose Ablage aller abnahme- und prüfrelevanten Dokumente essenziell, da Abnahmeprotokolle und Prüfberichte den Beginn und Lauf der Verjährungsfrist beweissicher festhalten. In der Praxis wird die Liste in einem Gewährleistungsregister gepflegt und mit dem Mängelmanagement verzahnt. Eventuelle Nachbesserungs- und Kostenerstattungsansprüche werden systematisch nachgehalten.

Ausschreibungspläne nach HOAI stellen die zentrale grafische Basis für die Vergabe dar. Sie legen räumlich und technisch fest, welche Leitungen, Armaturen und Sicherungseinrichtungen verlegt werden sollen, und ermöglichen so eine eindeutige Angebotsabgabe und Prüfung. Durch präzise Planung von Leitungsführungen und Dimensionen werden Auslegungsspielräume minimiert und die Vergleichbarkeit der Angebote sichergestellt. Bereits in dieser Phase werden kritische Aspekte wie der thermische Komfort, ausreichende Zirkulation und Vermeidung von Stagnationsbereichen berücksichtigt, was der späteren Trinkwasserhygiene zugutekommt. Für das Facility Management ist es wichtig, dass die Pläne in durchgehenden Schichten und mit einheitlichen Bauteil-Codierungen erstellt werden – idealerweise kompatibel zu CAFM/BIM – damit jeder Armatur und jedem Leitungsstrang später eindeutig eine Wartungsaufgabe oder ein Ersatzteil zugeordnet werden kann. Die Einbindung des FM in die Planung (etwa zur Definition von Übergabepunkten zwischen Technikern und Betreibern oder für die Integration von Sensoren in die Gebäudeleittechnik) erhöht zudem die Qualität der Dokumentation und erleichtert spätere Betriebsabläufe. Praktisch werden Ausschreibungspläne als Teil der Vergabeunterlagen an die Bieter herausgegeben und eng mit den Positionsnummern im Leistungsverzeichnis verknüpft. Sie sollten fortlaufend versioniert werden, damit Planänderungen nachvollziehbar bleiben und bei der Ausschreibung bzw. im CAFM-System aktuell eingepflegt werden können.

Die Mengenermittlung nach HOAI bereitet die quantitativen Grundlagen für eine verlässliche Kosten- und Vergabebasis. Zu jeder Leistungsverzeichnis-Position werden konkrete Mengen ermittelt – beispielsweise Gesamtlängen von Kalt- und Warmwasserleitungen, Stückzahlen von Formstücken, Armaturen und Speichern oder Längen von Zirkulationsleitungen. Diese detaillierten Angaben sind erforderlich, um Angebote vergleichbar zu machen und spätere Abrechnungsspitzen zu vermeiden. In der Praxis muss jede Mengenposition eindeutig auf den Planständen oder BIM-Modellen referenziert sein (z. B. über Planindex oder Objektkennziffern). Zudem werden die Summen nach Kostengruppen nach DIN 276 aufgeschlüsselt, um die Kostenermittlung transparenter zu gestalten. Wichtige Annahmen – etwa über Rohrdämmung, Verlegetiefe oder notwendige Schutzanstriche – werden in einer gesonderten Legende festgehalten, um spätere Unstimmigkeiten in der Bauabrechnung zu vermeiden. Im Facility Management dient eine sorgfältig strukturierte Massenliste als nützliches Instrument: Objektschlüssel und Raumzuordnungen erleichtern später die Pflege von Ersatzteilkatalogen und die Durchführung von Lebenszykluskostenrechnungen. Daher sollten Mengenermittlungen mit einheitlichen Zählregeln erstellt, in Datenform (z. B. als Excel-Export oder direkt im FM-System) übergeben und im Falle von Planänderungen kontinuierlich aktualisiert werden.

Die Ausführungspläne (Werk- und Montagepläne) bilden die sehr detaillierte, zeichnerisch vermaßte Basis für die Installation der Trinkwassersysteme vor Ort. Nach DIN 18381 (VOB/C) sind diese Pläne zugleich Abrechnungsgrundlage und Nachweis der realisierten Ist-Situation. Sie zeigen alle verlegten Rohrleitungen inklusive Aufmaß, Befestigungen und erforderlicher Durchdringungen (z. B. mit Brandschutzabschottung) sowie Lagepläne für Armaturschränke oder Ausdehnungsgefäße. Ergänzt werden sie durch Strangschemata und Bauteillisten, in denen alle Armaturen, Pumpen, Filter und sonstigen Komponenten mit Hersteller- und Typenangaben erfasst sind. Angaben zu Isolierung und Korrosionsschutz sind ebenso Pflicht, damit alle Schutzmaßnahmen dokumentiert sind. Unmittelbar nach Fertigstellung wird aus den Plänen der Revisionsstand „As-Built“ erzeugt, der sämtliche Änderungen gegenüber den Ausschreibungsplänen enthält – einschließlich der Abnahme- und Inbetriebnahmeprotokolle. Für das Facility Management sind diese aktuellen Bestandspläne essenziell: Nur so lassen sich Wartungsobjekte, technische Anlagen oder Einbauorte später eindeutig in ein CAFM/BIM-System einpflegen und bei Störfällen schnell lokalisieren. In der Praxis muss vor der Installation eine Koordination mit anderen Gewerken (Elektro, Heizung, Stahlbau etc.) erfolgen, um Leitungsführung und Raumaufteilung abzustimmen. Die As-Built-Pläne sollten zeitnah nach Abschluss der Installation vom ausführenden Betrieb erstellt und vom Planer geprüft werden. Spätestens bei der Übergabe der Anlage an den Betreiber müssen alle Ausführungsunterlagen digital vorliegen (üblich sind DWG/IFC-Dateien sowie zusammengefasste PDF-Pläne) und dem FM übergeben werden.

Die Trinkwasserverordnung (TrinkwV) zwingt den Anlagenbetreiber dazu, lückenlose Nachweise über alle ergriffenen Maßnahmen zum Schutz der Trinkwasserqualität zu führen. Dies umfasst insbesondere einen detaillierten Plan für Probenahmen (z. B. Legionellenuntersuchungen nach DVGW W 551/W 553) und die daraus resultierenden Laborbefunde. Die Messergebnisse müssen mit den Grenzwerten verglichen und dokumentiert werden. Liegen kritische Befunde vor, so sind Gefährdungsanalysen anzufertigen und konkrete Abhilfemaßnahmen (beispielsweise thermische Desinfektion, intensives Spülen oder Austausch von Armaturen) festzulegen und umzusetzen. Jeder durchgeführte Schritt inklusive Fristenverfolgung wird im Betriebsbuch festgehalten. Außerdem sind alle Meldungen oder Informationen an das Gesundheitsamt und die Nutzer gemäß TrinkwV nachzuweisen. Ebenfalls werden Betriebsparameter wie Temperaturen (z. B. Warmwassertemperatur im Speichertank, Rücklauftemperatur im Zirkulationskreislauf) und Pumpenlaufzeiten protokolliert, um den ordnungsgemäßen Anlagenbetrieb zu überprüfen. Schulungsnachweise des eingesetzten Fachpersonals gemäß VDI 6023 ergänzen das Bild. Für das Facility Management empfiehlt sich ein digitales, revisionssicheres Betriebsbuch (oft innerhalb eines CAFM-Systems), in dem alle Messungen, Befunde und durchgeführten Maßnahmen chronologisch dokumentiert sind. Ein klarer Workflow – von der Wasserentnahme über Laboranalyse und Bewertung bis hin zu Reaktionen und Kontrollmessungen – stellt sicher, dass Benachrichtigungs‑ und Handlungspflichten fristgerecht erfüllt werden. Diese Dokumentation muss über die gesamte Nutzungsdauer der Anlage aufbewahrt werden, denn sie bildet das Kernstück der behördlichen Nachweisführung bei Audits oder Untersuchen.

Neben der Wasserinstallation selbst müssen auch alle zugehörigen elektrischen Betriebsmittel regelmäßig auf Sicherheit geprüft werden. Dazu zählen insbesondere Pumpen, Heizbänder, UV-Anlagen, Steuerungen und Steuereinheiten, die im Umfeld der Trinkwasseranlage eingesetzt werden. Die geltenden Vorschriften (z. B. DGUV-V3 bzw. V4 sowie VDE 0701/0702) schreiben vor, dass diese Geräte einer formalen Sichtprüfung, Isolationsmessung, Schutzleiterprüfung und gegebenenfalls Funktionsprüfung unterzogen werden. Die Ergebnisse werden in Prüfprotokollen festgehalten, inklusive einer Bewertung („bestanden“/„nicht bestanden“), eventueller Mängellisten und Nachterminen zur Behebung. Jeder Prüfzyklus ist dokumentiert mit Messgerätenachweis und Unterschrift einer befähigten Elektrofachkraft. Für das Facility Management ist es ratsam, diese Prüfverzeichnisse in die CAFM-Datenbank einzupflegen und automatische Erinnerungen für Folgetermine einzurichten. So können elektrische Prüftermine rechtzeitig überwacht werden. Besonders wichtig ist die Verbindung der Prüfdokumentation mit den wassertechnischen Assets: Jede Pumpe oder Steuerung im CAFM erhält so eine Historie der Sicherheitsprüfungen. Unabhängig vom Betreiberwechsel muss die Prüfhistorie lückenlos erhalten bleiben. Damit ist sichergestellt, dass sowohl die Sicherheit der Nutzer gewährleistet ist, als auch Haftungs- und Audit-Anforderungen (Versicherungen, Arbeitsschutz) erfüllt werden.

Konstruktionspläne stellen die maßgeblichen technischen Zeichnungen der Trinkwasserinstallation dar. Sie enthalten sämtliche Leitungsführungen für Kalt-, Warm- und Zirkulationswasser einschließlich der Nennweiten und Werkstoffangaben der Rohre. Zudem sind alle wesentlichen Komponenten – wie Speicherbehälter, Armaturen sowie Absperr- und Regelventile – exakt verortet. Ein Hygiene- und Temperaturführungskonzept (gemäß VDI 6023) ist integraler Bestandteil der Pläne, um zu dokumentieren, wie hygienisch einwandfrei die Warmwasseranlage betrieben wird (z. B. Einhaltung der Solltemperaturen zur Legionellenvorbeugung). Weiterhin enthalten die Konstruktionspläne Strang- und Verteilerschemata mit Legenden und Höhenangaben. Die Pläne werden in enger Abstimmung mit anderen Gewerken (z. B. Rohbau, Elektro, Lüftung) erstellt, um Konflikte zu vermeiden und die Integrationsschnittstellen eindeutig festzulegen.

Für das Facility Management sind Konstruktionspläne essenziell: Sie bilden die Basis für Mengenermittlungen und Materialfestlegungen bei der Ausführung, für die detaillierte Montageplanung sowie für die Überführung in CAFM-Systeme. Nur mit aktuellen, freigegebenen Konstruktionsplänen lassen sich Wartungsarbeiten effizient durchführen, Umbauten planen und Störungsursachen systematisch analysieren. Eine lückenlose Versionsführung sowie ein Soll-Ist-Abgleich nach Fertigstellung der Installation sind unverzichtbar. Auf diese Weise sind im späteren Betrieb stets verlässliche Dokumente vorhanden, auf die sich die Instandhaltung und Sicherheitsprüfungen stützen können.

In der Entwurfsplanung (Leistungsphase 3) erfolgt eine grobe hydraulische Berechnung der Trinkwasseranlage. Grundlage sind Regelwerke wie die DIN 1988-300 und DIN EN 806-3. Dabei werden zunächst die Bemessungsvolumenströme für alle Entnahmestellen ermittelt (unter Berücksichtigung der zeitlichen Simultaneität). Hieraus ergeben sich die Auslegungsdimensionen für Kalt- und Warmwasserleitungen sowie für die Zirkulationsrohre. Außerdem werden vereinfachte Druckverlustberechnungen durchgeführt und erste Hinweise zur Pumpenförderhöhe und Speichergröße abgeleitet.

Ein zentrales Thema in LPH 3 ist die thermische Auslegung aus hygienischer Sicht: Das Konzept muss sicherstellen, dass die vorgegebenen Temperaturen zur Legionellenprävention eingehalten werden (z. B. mindestens 60 °C am Warmwasserspeicher und 55 °C am entferntesten Entnahmepunkt). Darüber hinaus wird entschieden, ob die Warmwasserbereitung zentral über Speicher oder dezentral über Durchlauferhitzer erfolgt, und wie das Zirkulationssystem konzipiert wird. Die LPH-3-Berechnung dokumentiert somit die grundsätzliche Systemauslegung und Hygienestrategie. Die Ergebnisse dienen als Basis für die Erstellung der Leistungsverzeichnisse und der groben Kostenschätzung. Sollten sich während der weiteren Planung wesentliche Änderungen ergeben (z. B. Änderung der Nutzerzahlen oder Umstellung von zentral auf dezentral), müssen diese in der Ausführungsplanung (LPH 5) erneut berechnet und dokumentiert werden.

In der Ausführungsplanung (Leistungsphase 5) werden alle vorher ermittelten Parameter detailliert mit den endgültigen Planungsdaten berechnet. Dabei werden für jede Rohrleitungsführung die exakten Längen angesetzt, um die Rohrreibungsverluste präzise zu ermitteln. Auf dieser Grundlage werden die Nennweiten aller Rohrleitungen festgelegt. Aus den Reibungsverlusten ergibt sich die notwendige Förderhöhe der Pumpen und damit die Dimensionierung von Druckerhöhungs-, Druckminderungs- oder Pumpensteueranlagen je Druckzone.

Ein weiterer Schwerpunkt ist die Berechnung des Mindestumlaufs in Zirkulationsleitungen und die Abschätzung der Stagnationszeiten in allen Leitungsbereichen. Diese Werte sind entscheidend für die hygienische Unbedenklichkeit (zur Vermeidung von Legionellenwachstum) und müssen den Vorgaben gemäß DVGW W 551 genügen. Die Ausführungskalkulation erfasst außerdem alle technischen Ausrüstungsteile: Dazu gehören Sicherheitsarmaturen, Rückschlag- und Absperrventile, Mess- und Regeltechnik sowie die erforderlichen Rohrisolierungen gemäß EnEV und VDI 6023.

Das vollständige Berechnungsdokument wird üblicherweise der Ausführungsfreigabe beigelegt und dient als Grundlage für die Mengenermittlung und Abrechnung. Bei der förmlichen Abnahme (VOB/C) wird anhand dieser Berechnungen kontrolliert, ob die tatsächlich eingebauten Mengen und technischen Parameter mit der Planung übereinstimmen. Nur wenn alle Berechnungen für die installierten Komponenten vorliegen, können Abnahme und spätere Instandhaltung nachvollziehbar und korrekt abgerechnet werden.

In der Vergabephase (Leistungsphase 7) werden die in der Ausführungsplanung ermittelten Sollwerte mit den tatsächlichen Angeboten der ausführenden Unternehmen abgeglichen. Dieses Dokument fasst die Berechnungsergebnisse zusammen und vergleicht sie mit den Bieterspezifikationen. Dabei wird geprüft, ob angebotene Materialien, Dimensionen und Leistungswerte den Planangaben entsprechen. So wird zum Beispiel kontrolliert, ob die Rohrleitungswerkstoffe und Nennweiten, Pumpenkennlinien oder Armaturenlisten den Planungsvorgaben genügen. Gegebenenfalls werden Herstellerdaten (etwa Druckverlustkurven oder Pumpenkennlinien) nachgerechnet, um hydraulische Abweichungen festzustellen. Auch die Einhaltung der geforderten Werkstoffe (Materialkonformität) wird dokumentiert.

Das Ergebnisprotokoll dient als Entscheidungshilfe bei der Zuschlagsvergabe und als Referenz für spätere Abnahme- und Leistungsprüfungen. Im späteren Betrieb kann anhand dieses Dokuments nachvollzogen werden, ob die real gemessenen Anlagenwerte (z. B. Druckabfall unter Volllast oder Temperaturdifferenzen) im Rahmen der ursprünglich veranschlagten Planwerte liegen. So bleibt die Planungstransparenz bis in den laufenden Betriebszustand erhalten.

Die Lebenszykluskostenberechnung ermittelt alle anfallenden Kosten einer Trinkwasserinstallation über ihre gesamte Lebensdauer (üblich 15–30 Jahre). Nach Vorgaben der DIN 18960 und ISO 15686-5 werden zunächst die laufenden Betriebskosten erfasst: Dazu zählen vor allem die Energiekosten für die Warmwasserbereitung (z. B. Heizenergie oder Strom für Durchlauferhitzer) und der Stromverbrauch der Pumpen. Ebenso werden Wasser- und Abwasserkosten auf Grundlage des erwarteten Verbrauchs ermittelt. In dieser Kalkulation fließen auch typische Wasserverluste ein (z. B. aus Tropfstellen, Spülvorgängen und Zirkulation), da sie Kosten durch erhöhten Frisch- und Abwasserverbrauch verursachen.

Darüber hinaus werden Wartungs- und Instandhaltungskosten über den Nutzungszyklus berechnet. Hierzu gehören regelmäßige Hygienespülungen und Legionellen-Untersuchungen, Inspektionen und Wartung von Ventilen, Armaturen und Pumpen sowie andere wiederkehrende Prüfungen. Ersatzzyklen und typische Lebensdauern von Komponenten werden ebenfalls berücksichtigt: Beispielsweise kann davon ausgegangen werden, dass Pumpen nach etwa 10–15 Jahren ausgetauscht werden müssen, was Ersatzteil- und Installationskosten verursacht.

Die Ergebnisse dieser Analyse werden in einer Gesamtbetriebskostenkurve oder Kennzahl dargestellt, die Investitionsentscheidungen und Budgetplanungen unterstützt. Das Facility Management sollte diese Kennzahlen in das CAFM-System aufnehmen, damit Betriebskosten über den gesamten Lebenszyklus transparent verfolgt werden können. So lassen sich auch unterschiedliche technische Varianten (z. B. zentrale vs. dezentrale Warmwassererzeugung) wirtschaftlich vergleichen.

Das Betriebs- und Benutzerhandbuch ist das zentrale Dokument für den Betreiber einer Trinkwasseranlage. Es wird üblicherweise vom ausführenden Installationsunternehmen erstellt, vom Fachplaner geprüft und vom Betreiber beziehungsweise Facility Management gepflegt. Im Handbuch wird die bestimmungsgemäße Nutzung der Anlage beschrieben, einschließlich aller sicherheitsrelevanten Aspekte. Es beginnt mit einer Funktions- und Systembeschreibung (z. B. Schema von Kalt- und Warmwasserkreisläufen, Zirkulation, Druckerhöhungsanlage) und schließt mit konkreten Bedienungs- und Wartungsanweisungen ab.

Zu den wesentlichen Inhalten gehören Bedienungsabläufe für die Inbetriebnahme und den normalen Betrieb, Wartungsanweisungen (z. B. Entlüftung, Filterwechsel), Hinweise zu Reinigung und Desinfektion sowie Planungen der Spül- und Inspektionszyklen. Insbesondere werden die in der Trinkwasserverordnung und DIN-Normen geforderten Hygienevorgaben berücksichtigt: Beispielsweise beschreibt das Handbuch, wie thermische oder chemische Spülungen durchzuführen sind, und welche Temperaturmessungen erforderlich sind. Alle Prüfergebnisse (z. B. Dokumentation von Temperaturen, Drücken, Spülungen) werden in Formularen und Protokollen festgehalten, die Teil des Handbuchs sind. Ebenfalls enthalten sind Notfall- und Sicherheitshinweise, etwa Verhalten bei Störungen, Abschaltvorgänge und Hinweise auf Rückflussverhinderer.

Gemäß VDI 6026 sollte das Handbuch logisch und kapitelweise gegliedert sein (etwa Systemübersicht, Bedienung, Wartung, Sicherheit). Es bildet einen wesentlichen Bestandteil der Übergabedokumentation an den Betreiber. Sowohl Schulungen des Betreibers als auch spätere Auditierungen und Hygienekontrollen stützen sich auf dieses Handbuch. Es wird sowohl in Papierform als auch elektronisch übergeben und im Verlauf des Anlagenbetriebs regelmäßig aktualisiert, um Änderungen und Wartungshistorien festzuhalten.

Nach Abschluss der Bauausführung ist eine detaillierte Bestandsdokumentation anzufertigen. Dazu werden sogenannte As-Built-Pläne erstellt, in denen der exakte Verlauf aller Rohrleitungen, Armaturen, Pumpen und Geräte eingetragen wird. Diese Pläne zeigen, wie die Anlage tatsächlich installiert wurde, einschließlich aller Höhenkoten und Abzweige. Ergänzend werden Listen aller eingebauten Komponenten angelegt (z. B. Armaturen- und Pumpenlisten mit Hersteller und Typ), um die genaue Anlagenausstattung zu erfassen. Die Bestandspläne werden anschließend mit den ursprünglichen Entwurfsplänen abgeglichen, sodass sämtliche Änderungen und Nachträge nachvollziehbar dokumentiert sind.

Ein weiterer Bestandteil der Bestandsunterlagen ist die hydraulische Überprüfung der Anlage. Die fertige Installation wird mit Druck- und Durchflusstests geprüft, um ihre Funktionstüchtigkeit zu belegen. Aus den Messergebnissen wird eine Nachrechnung durchgeführt, die bestätigt, dass die Anlage im Ist-Zustand den projektierten Leistungsanforderungen entspricht. Etwaige Abweichungen werden dokumentiert und gegebenenfalls technische Erläuterungen beigefügt.

Die Bestandsunterlagen sollten sowohl analog als auch digital verfügbar sein (z. B. als DWG/CAD oder BIM/IFC). Sie müssen in ein CAFM-System eingepflegt werden, damit das Facility Management für Wartung und künftige Umbauten jederzeit auf aktuelle Pläne zugreifen kann. Diese Dokumente sind unverzichtbar, um Betrieb und Instandhaltung effizient zu organisieren und Haftungsrisiken zu minimieren. Jede Änderung an der Trinkwasserinstallation (z. B. bei Erweiterungen oder Umbauten) ist zeitnah in den Bestandsunterlagen zu aktualisieren.

Die Bestandsdokumentation nach DIN CEN/TR 17801 gewährleistet Transparenz zwischen Planung, Ausführung und Betrieb. Sie dient als zentrales Nachweisdokument gegenüber Behörden, Prüfinstitutionen und Betreibern und ermöglicht die lückenlose Nachverfolgung aller Komponenten, Materialien und durchgeführten Prüfungen (z. B. Druckprüfung, Spülung) der Anlage. Bei einer Gefährdungsanalyse wird beispielsweise explizit geprüft, ob eine vollständige und aktuelle Bestandsdokumentation vorliegt. Dies ist erforderlich, um die allgemein anerkannten Regeln der Technik einzuhalten und alle Betreiberpflichten nachvollziehbar zu dokumentieren. Die Bestandsdokumentation sollte digital gepflegt (z. B. im CAFM-System) und nach jeder Anlagenänderung aktualisiert werden, um Betriebssicherheit und Nachvollziehbarkeit dauerhaft zu garantieren.

Grafische Bestandspläne sind die Grundlage jeder technischen Anlagenverwaltung. Sie zeigen im Übersichtsplan alle Leitungen, Armaturen und Entnahmestellen mit den zugehörigen Materialien, Rohrdimensionen und Kennzeichnungen. In der Praxis dienen sie als Referenz für Wartungsarbeiten, Umbauten, Spülprogramme und Gefährdungsbeurteilungen. Nach der neuen DIN 1986-3 (Entwässerungsanlagen) wird bei Inbetriebnahme verlangt, alle für den Betrieb notwendigen Dokumente, einschließlich der Bestandspläne, an den Eigentümer zu übergeben. Die Richtlinien VDI 6026-1 und DIN 1986-3 sehen vor, dass diese Pläne regelmäßig aktualisiert werden. Besonders wichtig ist dabei die Verortung aller hygienisch relevanten Komponenten (Speicher, Filter, Zirkulationsleitungen) und Probenahmestellen, damit im Betrieb klar ist, wo Kontrollen und Spülungen durchzuführen sind. Durch eine sorgfältig gepflegte Dokumentation (idealerweise digital in DWG/PDF/IFC) wird im FM eine lückenlose Darstellung der Trinkwasserinstallation gewährleistet.

Herstellerbetriebsanleitungen für Trinkwasseraufbereitungssysteme (z. B. Enthärtungs-, Filter- oder Desinfektionsanlagen) gehören zu den Revisionsunterlagen, die dem Betreiber übergeben werden. Sie beschreiben ausführlich die Funktion der Anlage, den bestimmungsgemäßen Betrieb und enthalten detaillierte Bedienungs- und Wartungshinweise. Typische Inhalte sind technische Funktionsdiagramme, Strom- und Druckanschlusswerte, Warnhinweise (z. B. vor Überspannung oder Verbrühungsgefahr) sowie Anleitungen für Störfälle und Wartungszyklen. Diese Betriebsanleitungen werden in die Gesamtbetriebsdokumentation übernommen und dienen als Basis für Schulungen des Betriebspersonals und Hygienekontrollen.

Betriebsanweisungen nach VDI 3810-2/6023-3 regeln den einwandfreien Betrieb der Trinkwasserinstallation und müssen bereits während der Ausführungsplanung erstellt werden. Sie definieren die Zuständigkeiten von Betreiber und Nutzern und enthalten verbindliche Anweisungen zu Betrieb und Wartung. Dazu gehören regelmäßiges Spülen und Kontrollmessen (etwa Temperatur und Hygieneparameter) sowie klare Verhaltensvorgaben bei längeren Betriebsunterbrechungen (z. B. Spülung vor Wiederinbetriebnahme). Überschreitet eine Messung mikrobiologische Grenzwerte, beschreibt die Betriebsanweisung das weitere Vorgehen (Meldepflicht, Sofortmaßnahmen). Gleichzeitig legen die Anweisungen fest, wie die Dokumentation im Betriebsbuch zu erfolgen hat. Entscheidend ist auch die Unterweisung des Personals: Betreiber und Wartungsteams müssen entsprechend VDI/DVGW 6023, Kategorie C, geschult werden. Damit bildet die Betriebsanweisung die zentrale Grundlage der Betreiberpflicht nach TrinkwV und dient als Basis für Schulungen und Audits im FM.

Elektrische Komponenten der Trinkwasserinstallation (z. B. Steuerungen, Pumpen, Heizkabel) unterliegen den Anforderungen der Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU und der 1. ProdSV. Jedes Gerät muss CE-gekennzeichnet sein und über eine EU-Konformitätserklärung verfügen. Die zugehörigen Betriebs- und Sicherheitshinweise enthalten alle relevanten technischen Daten (Spannung, Leistung), Anschlusswerte und Grenzwerte sowie Warnhinweise (z. B. bei Berührungsspannung oder Überhitzung). Außerdem sind dort empfohlene Wartungs- und Prüfintervalle und Informationen zu Ersatzteilen hinterlegt. Für den Betreiber sind diese Dokumente Teil der Gesamt-Gefährdungsbeurteilung (gemäß Betriebssicherheitsverordnung); die vorgeschriebenen Prüfungen werden in den Prüfverzeichnissen nach DGUV Vorschrift 3 dokumentiert. So wird sichergestellt, dass elektrische Anlagen sicher betrieben werden können.

In großen Gebäuden werden die Betriebsanweisungen der einzelnen TGA-Fachgewerke in einer interdisziplinären Betriebsanweisung zusammengeführt. Dieses Dokument beschreibt systemübergreifende Betriebsstrategien (z. B. die Kopplung von Warmwasser- und Heizkreislauf), Notfall- und Störfallprozesse sowie abgestimmte Wartungszyklen. Die Erstellung erfolgt durch den TGA-Fachplaner, die Koordination übernimmt der Facility Manager. Gemäß VDI 6026 wird die interdisziplinäre Betriebsanweisung Teil der Gesamtbetriebsdokumentation, was bei Audits für mehr Transparenz sorgt und die Betreiberhaftung verringert. Sie unterstützt den FM dabei, das Zusammenspiel aller Gewerke nachvollziehbar zu dokumentieren.

Das allgemeine Betriebsprotokoll erfasst alle relevanten Betriebszustände und Wartungsmaßnahmen chronologisch. Es enthält Datum, Uhrzeit, Art der Maßnahme oder des Ereignisses (z. B. Wartung, Störung, Probenahme, Spülung) sowie die verantwortliche Person. Abweichungen vom Soll-Betrieb und ihre Beseitigung werden festgehalten. Nach VDI 3810-2 sind alle durchgeführten Instandhaltungsarbeiten und Inspektionen im Betriebsbuch zu dokumentieren. Moderne FM-Systeme empfehlen ein digitales Logbuch, in dem sich auch Verbrauchsdaten (Wasser, Energie) erfassen lassen. Das Betriebsprotokoll dient im Auditfall als wichtiger Nachweis für die ordnungsgemäße Anlagenführung und Hygiene.

Das Betriebsbuch für Trinkwasserinstallationen sammelt alle spezifischen Hygienedaten an einem Ort. Hier werden die protokollierten Warm- und Kaltwassertemperaturen, Spüldaten und die Ergebnisse mikrobiologischer bzw. chemischer Wasseruntersuchungen dokumentiert. Zudem sind alle durchgeführten Gefährdungsanalysen, daraus abgeleitete Maßnahmen und Nachweise über Schulungen und Unterweisungen festzuhalten. Überschreitungen mikrobiologischer Grenzwerte werden ebenfalls vermerkt, ebenso die anschließende Behördendokumentation. Nach VDI 6023/3810 ist sicherzustellen, dass alle Inspektionen, Wartungen und Befunde im Betriebsbuch nachvollziehbar erfasst werden. Ein stets aktuelles, idealerweise digitales Betriebsbuch erlaubt es, bei kritischen Befunden sofort Gegenmaßnahmen einzuleiten (z. B. Alarmmeldung bei Grenzwertverletzung).

Die Betriebskostenberechnung nach HOAI LPH 7–8 bildet eine zentrale Entscheidungsgrundlage für die wirtschaftliche Steuerung von Trinkwasseranlagen. Sie berücksichtigt alle wesentlichen Kostenarten wie Energie- und Wasserverbrauch, Wartung, Instandhaltung, Reinigung und Abwassergebühren. Durch den Vergleich unterschiedlicher Betriebsszenarien (z. B. verschiedene Warmwasserbereitungssysteme) werden Einsparpotenziale ermittelt. Im Facility Management dient die Berechnung als Basis für Budgetplanungen, Nachhaltigkeitsanalysen (Lebenszykluskostenbetrachtung) sowie für KPI-basierte Betriebskontrollen und Effizienzbewertungen.

Im Rahmen der Bauprodukteverordnung (EU 305/2011) muss nachgewiesen werden, dass alle eingesetzten Bauprodukte die geltenden Leistungsanforderungen erfüllen (mechanische Festigkeit, Hygiene, Umweltverträglichkeit). Dazu gehört die Prüfung und Dokumentation von Produktdatenblättern, CE-Kennzeichnungen und Leistungserklärungen (DoP) gemäß harmonisierten Normen. Zulassungs- und Prüfberichte benannter Stellen belegen die Übereinstimmung, ebenso wie die werkseigene Produktionskontrolle (WPK). Für das Facility Management ist diese Dokumentation entscheidend, um Materialfreigaben nachzuweisen und bei späteren Sanierungen nur zertifizierte Produkte einzusetzen.

EADs (European Assessment Documents) sind technische Bewertungsgrundlagen für Bauprodukte, für die keine harmonisierte europäische Norm existiert (z. B. spezielle Armaturen oder Ventile). Auf Grundlage eines EAD kann eine zugelassene Bewertungsorganisation (z. B. EOTA) eine Europäische Technische Bewertung (ETA) ausstellen. Das Dokument enthält Produktbeschreibung, Verwendungszweck, Prüfmethoden und Ergebnisse der Leistungsprüfungen sowie Nachweise über die Leistungskontrolle (FPC). Für das Facility Management sind EADs wichtig, da sie gewährleisten, dass auch neue oder spezielle Produkte in Übereinstimmung mit dem EU-Bauproduktrecht eingesetzt werden können.

Die Brandschutzmatrix dokumentiert die funktionale Verknüpfung zwischen den sicherheitsrelevanten TGA-Systemen. Sie zeigt auf, welche Aktionen bei bestimmten Ereignissen ausgelöst werden – etwa dass ein Brandmelder das Schließen oder Öffnen von Absperrventilen oder das Starten einer Löschwasserpumpe veranlasst. Schnittstellen zu Trinkwassersystemen sind ebenfalls enthalten, beispielsweise die Steuerung von Löschwasserzuleitungen oder die Notabschaltung von Warmwasseranlagen im Brandfall. Für das Facility Management dient die Brandschutzmatrix als Grundlage für systematische Funktionstests, Inbetriebnahmen und regelmäßige Wartungsaudits nach VDI 3819-3.

Die Lösungsdarstellungen der Ausführungsplanung (HOAI LPH 5) zeigen das endgültige technische Konzept der Trinkwasserinstallation. Sie enthalten Funktionsschemata, Fließbilder und detaillierte Einbauskizzen (z. B. für Armaturen, Anschlüsse und Regelkomponenten). Materialien, Druckzonen und Hygienemaßnahmen (z. B. Rückschlagventile oder Zirkulationsleitungen zur Vermeidung von Stagnation) werden klar dokumentiert. Ebenso sind Schnittstellen zu angrenzenden Gewerken (z. B. Elektro, Heizung) dargestellt. Diese Unterlagen bilden im Bau die Grundlage für Montage, Abrechnung und den späteren Betrieb.

Die Lösungsbeschreibung fasst das technische Ergebnis der Ausschreibung und Vergabe zusammen (HOAI LPH 7). Sie beschreibt die tatsächlich geplante Ausführung inklusive technischer Spezifikationen und der ausgewählten Komponenten. Das Dokument stellt einen Leistungsvergleich zwischen Soll und Ist her und enthält Verweise auf die Ausschreibungsunterlagen sowie den Vertrag. Für das Facility Management und den Bauherrn bildet diese Beschreibung die Grundlage für die Vertragsprüfung, Abnahme und die spätere Einweisung in den Anlagenbetrieb.

Datenerfassungs- und Analyseberichte dienen der Optimierung des Betriebs und der Energieeffizienz von Trinkwasseranlagen. Moderne Gebäudeleitsysteme (GLT) und Sensorik erfassen Betriebsdaten wie Temperaturen, Laufzeiten, Durchflussraten und Verbräuche. Durch die Auswertung dieser Daten werden Effizienzpotenziale sichtbar, zum Beispiel eine optimierte Zirkulation oder eine bedarfsgesteuerte Pumpenregelung. Die Ergebnisse fließen in Maßnahmenempfehlungen und einen fortlaufenden Monitoringplan ein. Solche Analysen unterstützen das Energiemanagement (z. B. nach ISO 50001) und helfen dem Facility Manager, den Anlagenbetrieb kontinuierlich zu optimieren.

Wartungsunterlagen nach DIN EN 13460 legen einheitlich fest, welche Wartungsarbeiten an einer Trinkwasserinstallation durchgeführt werden müssen, in welchen Abständen und von wem. Sie enthalten detaillierte Wartungspläne mit Frequenzen und Prüfpunkten, Zustandsbewertungen und Empfehlungen für erforderliche Maßnahmen. Ergänzt werden sie durch Listen mit Ersatz- und Verschleißteilen sowie Sicherheits- und Prüfhinweise. Diese Dokumente sichern die Nachvollziehbarkeit aller Wartungsarbeiten und bilden die Grundlage der Instandhaltungsplanung und -durchführung.

Die Dokumentation der Dämm- und Brandschutzarbeiten gemäß DIN 18421 (VOB/C ATV) dient als Nachweis, dass die Isolations- und Abschottungsmaßnahmen fachgerecht und entsprechend den bauaufsichtlichen Vorgaben ausgeführt wurden. Sie enthält Angaben zu den eingesetzten Materialien (z.B. nicht brennbare Dämmstoffe), zu Einbauorten und zu Ausführungsmethoden (z.B. Art und Dicke der Ummantelung, Feuerwiderstandsklassen) sowie Verlegekennzeichnungen. Üblicherweise werden Fotos der Baustelle vor und nach dem Einbau gefertigt und zusammen mit Prüf- und Herstellerbescheinigungen archiviert. Diese Unterlagen dienen als Nachweis für spätere Wartungs- oder Sanierungsarbeiten an den brandschutzrelevanten Anlagenteilen.

Gemäß der EU-Bauproduktenverordnung (EU) Nr. 305/2011 müssen alle im Trinkwasserbereich eingesetzten Bauprodukte ein CE-Zeichen und eine zugehörige Leistungserklärung (Declaration of Performance) besitzen. Dies bedeutet, dass der Hersteller für die Übereinstimmung der Produkteigenschaften mit den deklarierten Leistungsmerkmalen haftet. Die technische Produktdokumentation umfasst daher die CE-Kennzeichnung, die Leistungserklärung sowie alle Prüfberichte unabhängiger, akkreditierter Prüflabore. Sie enthält zudem Nachweise über die werkseigene Produktionskontrolle (WPK) des Herstellers und Klassifizierungen des Materials nach Brand- und Hygieneanforderungen. Diese Unterlagen werden typischerweise im Rahmen der Materialfreigabe archiviert und dienen der Qualitätssicherung und EU-Konformität der verwendeten Bauprodukte.

Mit der Fachunternehmererklärung bestätigt das ausführende Installationsunternehmen, dass die Trinkwasserinstallation fachgerecht und regelwerkskonform errichtet wurde. Typischer Inhalt ist die Versicherung, dass alle Arbeiten gemäß den baurechtlichen Vorgaben, den anerkannten Regeln der Technik (zum Beispiel DIN 1988, DVGW-Regelwerke) sowie den Vorschriften des zuständigen Wasserabgaberechts ausgeführt wurden. Weiterhin wird bestätigt, dass der Betreiber in den Betrieb der Anlage eingewiesen wurde und ihm ein Inbetriebnahme- und Einweisungsprotokoll übergeben worden ist. Die Erklärung dient als Nachweis für die Vertragskonformität der Bauleistung und bildet eine wichtige Grundlage für Abnahme, Betreiberverantwortung und eventuelle Gewährleistungsansprüche.

Bei öffentlichen Bauvorhaben schreibt das Vergaberecht vor, jeden Schritt des Vergabeprozesses lückenlos zu dokumentieren. Dies schließt alle wesentlichen Entscheidungen, die Kommunikation mit Bietern sowie Bewertungs- und Vergabevorschläge ein. Die Dokumentationspflicht folgt aus dem Transparenzgrundsatz (§97 GWB) und den Vergabeverordnungen (VgV, VOB/A, UVgO). So müssen Vergabevermerke, Protokolle, Bewertungsmatrizen und alle wesentlichen Unterlagen in der Vergabeakte abgelegt werden. In der HOAI sind in den Leistungsphasen 6 und 7 die Erstellung aller Ausschreibungsunterlagen (Leistungsverzeichnisse, Mengenermittlungen) und die Dokumentation des Vergabeverfahrens ausdrücklich festgelegt. Eine vollständige Vergabedokumentation ermöglicht die Nachprüfbarkeit durch Vergabekammer, Rechnungshof oder Prüforgane und schützt vor rechtlichen Risiken.

Im Vergabeverfahren müssen Bieter ihre fachliche und wirtschaftliche Eignung nachweisen. Fachliche Leistungskapazität wird durch Referenzen an vergleichbare Projekte, vorhandene Fachkenntnisse und geeignete Ausrüstung belegt. Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit umfasst Aspekte wie Umsatz, Bonität und Versicherungen. Öffentliche Auftraggeber lassen sich diese Nachweise in der Regel durch Eigenerklärungen, Referenzschreiben, Zertifikate oder prüfbare Finanzunterlagen bestätigen (etwa Jahresabschlüsse, Bankerklärungen, Versicherungsnachweise). Diese Unterlagen sollen sicherstellen, dass ein Bewerber über die nötigen Ressourcen verfügt, um den Auftrag zuverlässig auszuführen.

Die Mengenermittlung ist nach HOAI (Leistungsphase 6) fester Bestandteil der Planungsunterlagen. Sie umfasst die Erstellung von Stück- und Massenlisten je Bauteil oder Anlagenteil, basierend auf dem detaillierten Ausführungsplan. Diese Mengenlisten bilden die Basis für Leistungsverzeichnisse und Kostenplanungen (unter Einbeziehung der Kostengruppen nach DIN 276). In der Dokumentation sind verwendete Bezugspläne, Berechnungsmethoden und Annahmen festzuhalten. Die Mengenermittlung ist für das Facility Management wichtig, da sie transparent macht, welche Mengen an Materialien und Leistungen vorgesehen sind, und somit als Grundlage für Kosten- und Lebenszyklusanalyse dient.

Das Bautagebuch dokumentiert täglich den Ablauf auf der Baustelle: Datum, beteiligtes Personal, Witterungsbedingungen und die ausgeführten Arbeiten. Es enthält Angaben zu Abweichungen vom Plan, auftretenden Behinderungen und besonderen Vorkommnissen. Nach HOAI (Leistungsphase 8) gehört die Dokumentation des Bauablaufs (z.B. in Form eines Bautagebuchs) zu den Aufgaben des Projektbegleiters. Damit ist das Führen des Bautagebuchs vertraglich vorgeschrieben und vom Fachplaner durchzuführen. Das Bautagebuch dient als Beweismittel bei Gewährleistungsstreitigkeiten und unterstützt die Kontrolle von Terminen und Ausführungsqualität.

Nach DIN 18381 (VOB/C ATV) wird im Fundamentplan die Leitungsführung unterhalb der Bodenplatte festgehalten. In der Regel werden im Entwässerungsplan Trassen, Gefälle, Dimensionen und Materialien aller Leitungen definiert und mit dem Fundamentplan abgeglichen. Insbesondere bei großen oder rasterförmigen Fundamenten ist eine Abstimmung mit dem Fundamentplan erforderlich, um die Rohre korrekt zu überbrücken oder einzubetonieren. Der Plan gibt zudem Aufschluss über Werkstoffe, Nennweiten und Verlegetechnik der Rohrleitungen. Facility Manager nutzen den Fundamentplan, um spätere Untergeschoss-Eingriffe oder Sanierungen präzise zu planen, ohne Tragwerke zu schädigen. Er bildet die Basis für die technische Infrastruktur-Kartierung im CAFM und wird mit den Maßangaben (Höhen, Gefälle) Teil der Bestandsdokumentation.

In der Entwurfsplanung dient das Funktionsschema der groben Systemabstimmung: Es zeigt alle Hauptstränge inklusive Zirkulationsleitungen und definiert erste hydraulische Zonen (zum Beispiel für Warmwasser-Zirkulation versus Kaltwasser-Verbrauch). Dazu werden wesentliche Komponenten wie Filter, Speicher und Ventile symbolhaft eingezeichnet. Die Kennzeichnung der Stränge erfolgt entsprechend der hygienischen Anforderungen (z.B. getrennte Zirkulationskreise). Dieses Schemabild ist die Grundlage für die hydraulische Nachrechnung und Dimensionierung der Anlage und ermöglicht eine erste Abschätzung der Investitionskosten und Betriebskosten. Im Facility Management dient es später als Referenz, um Systemeffizienz zu beurteilen und mögliche Umbau- oder Erweiterungsmaßnahmen vorzubereiten.

Im Rahmen der Ausführungsplanung wird das Funktions- und Strangschema konkretisiert: Alle Rohrleitungen werden genau dimensioniert, und sicherheitstechnische Ausrüstungen (z.B. Überströmventile, Entleerungseinrichtungen) werden eingezeichnet. Jedes Mess- und Kontrollorgan (Druck-, Temperatur- und Durchflussmessung) ist einzutragen. Die Angaben der Hersteller und Seriennummern der verwendeten Komponenten werden dokumentiert. Dieses finale Schaubild stellt den tatsächlichen Ausführungsstand dar (As-Built-Vorabzug) und wird in die Wartungs- und Betriebsdokumentation überführt. Es dient dem Facility Management als technische Grundlage für den Anlagenbetrieb, die Instandhaltung und zukünftige Anpassungen.

Im Ausschreibungsstand wird das Funktionsschema an die tatsächlich ausgeschriebenen Leistungen angepasst. Es enthält die finalen Parameter (Arbeitsdruck, Temperaturbereiche, Rohrmaterialien) und listet die lieferseitigen Herstellerspezifikationen auf. Etwaige Änderungen nach Wertung der Angebote (etwa günstigere Materialalternativen oder Leistungsreduktionen) werden eingearbeitet. Zusätzlich sind im Schema die Schnittstellen zu anderen Gewerken markiert (z.B. Koordination mit Heizungs- oder Lüftungsanlagen). Dieses Dokument fließt in die Vergabeunterlagen ein und wird im Rahmen der Auftragsvergabe als Referenz für die spätere Abnahme und Mängelprüfung verwendet.

Die Ausführungsdokumentation fasst alle realisierten Änderungen zusammen. Im Funktionsschema der Ausführungsdokumentation sind alle nachträglich erstellten Varianten und Umbauten enthalten (As-Built-Zustand). Es zeigt die endgültige Leitungsführung, aktualisierte Komponentenlisten und alle eingebauten Sicherheitseinrichtungen. Zudem werden alle Protokolle der Prüf- und Abnahmeverfahren (Druckprüfung, Spülung, Inbetriebnahme) beigefügt. Nach DIN 18381 sind hierzu auch Bestandspläne zu führen, die den geplanten Plänen gegenüberstehen. Dieses Dokument wird vom Auftragnehmer ausgearbeitet und von Bauleitung bzw. TGA-Fachplaner geprüft. Bei der Übergabe an das Facility Management bildet es die Grundlage für Instandhaltung, die Erfüllung der Trinkwasserdokumentationspflichten und die Vorbereitung von Gefährdungsanalysen.

Im Vorentwurf (LPH 2) wird ein einfaches Funktionsschema erstellt, das das gesamte geplante Trinkwassersystem prinzipiell abbildet. Es zeigt Grundelemente wie Wasserversorgungseinheit (Zuführungs- und Speichersysteme), Verteilungsnetze und Rückflussverhinderungen. Auch die Funktionsweise von Zirkulationskreisen (z.B. Warmwasser-Rezirkulation) sowie Anschlusstechniken (Regel- und Sicherheitstechnik) werden skizziert. Dieses Prinzipbild hilft bei der Konzeptbewertung und dient als Basis für grobe Kosten- und Mengenschätzungen sowie für die erste Leistungsbeschreibung. Die Ergebnisse dieser Phase fließen in die Budgetplanung und spätere Grundlagenermittlungen ein.

Gemäß Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) ist der Hersteller verpflichtet, eine vollständige Gebrauchsanweisung in deutscher Sprache beizulegen, wenn für den sicheren Betrieb oder die Instandhaltung eines Produktes spezielle Regeln gelten. Diese Anleitung enthält detaillierte Hinweise zur Montage, Inbetriebnahme und Wartung, alle relevanten Sicherheits- und Warnhinweise sowie technische Leistungsdaten und Materialangaben. Armaturen, Pumpen, Wasserzähler und andere Komponenten müssen also mit einer Betriebsanleitung geliefert werden. Der Installateur sammelt diese Anleitungen der eingebauten Produkte und übergibt sie dem Betreiber/FM. Dort werden sie in der Dokumentation archiviert und dienen im Audit und bei Produkthaftungsfällen als Nachweis der konformen Bereitstellung sicherer Produkte (gemäß ProdSG).

Nach §16 der Trinkwasserverordnung ist der Betreiber einer Anlage verpflichtet, die hygienischen Risiken systematisch zu untersuchen. Das Umweltbundesamt stellt klar, dass bei Überschreitung technischer Maßnahmenwerte (z.B. Legionellen-Grenzwert) die Erstellung einer Gefährdungsanalyse Pflicht ist. Eine Risiko- oder Gefährdungsanalyse umfasst die systematische Ermittlung aller möglichen Gefährdungsfaktoren in der Trinkwasserinstallation. Darin werden potenzielle Gefahrenquellen wie Stagnation (Verkeimungsstellen) oder unzulässige Temperaturbereiche identifiziert und hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenspotenzial bewertet. Auf dieser Basis formuliert der Betreiber einen Maßnahmen- und Kontrollplan (z.B. Spülzyklen, Desinfektionen, technische Anpassungen) und dokumentiert die Wirksamkeit dieser Maßnahmen. Die VDI/BTGA/ZVSHK-Richtlinie 6023 Blatt 2 gibt hierzu konkrete Handlungsanleitungen. Die Risikoanalyse ist ein Kerndokument der Betreiberpflichten nach TrinkwV §16 und muss regelmäßig aktualisiert werden; sie dient zudem als Referenz für interne Audits und Gesundheitsamtsprüfungen.

Die VDI 6039 verlangt eine klare Definition der Schnittstellen zwischen den gebäudetechnischen Gewerken. Die Gewerke-Beziehungsübersicht veranschaulicht die funktionalen Abhängigkeiten verschiedener Systeme zueinander. Durch eine optimierte Kommunikation und die eindeutige Beschreibung von Schnittstellen über diese Matrix werden Kollisionen vermieden und die Inbetriebnahme aller Anlagenteile erfolgt mit deutlich weniger Mängeln. Damit ermöglicht die Matrix einen störungsfreien Bauablauf, eine klare Abgrenzung von Verantwortlichkeiten sowie späteren Facility Managern die nachvollziehbare Dokumentation von Gewährleistungsbereichen und Instandhaltungspflichten.

Der Hygieneplan nach VDI 6023-1 ist verpflichtend für alle Betreiber von Trinkwasseranlagen. Er definiert Maßnahmen zur Sicherung der mikrobiologischen Wasserqualität über den gesamten Lebenszyklus der Anlage. Gemäß §18 der Trinkwasserverordnung muss der Betreiber Betriebsbücher und Bestandsunterlagen führen. Ein wichtiger Bestandteil ist dabei der Hygieneplan, der alle relevanten Komponenten der Anlage regelmäßig überprüft und deren Zustand dokumentiert. Der Hygieneplan legt u.a. Spül- und Desinfektionsintervalle, Temperaturhaltungsanforderungen sowie Meldewege bei Abweichungen fest. Er dient als Grundlage für die Schulung des Betriebspersonals und wird im Rahmen von Gesundheitsamtsprüfungen und Audits als Nachweis ordnungsgemäßer Anlagenbewirtschaftung herangezogen.

Der detaillierte Installationsplan ist Teil der baulichen Bestandsdokumentation nach DVGW W 551. Er zeigt Leitungsführung, Zirkulationsschleifen, Druckzonen sowie alle Armaturen und Sicherungseinrichtungen. Damit stellt er die Einhaltung hygienischer Vorgaben (z. B. Vermeidung von Toträumen, Einhaltung von Temperaturen) sicher und bildet die Grundlage für später notwendige Prüfungen und Instandhaltungsmaßnahmen. Fehlt ein aktueller Installationsplan, muss im Schadensfall das Gebäude manuell begangen und dokumentiert werden. Ein vollständiger Plan erleichtert die Identifikation von Auslässen und stellt sicher, dass Spül- und Wartungsmaßnahmen gezielt durchgeführt werden können.

Der allgemeine Wartungsplan fasst alle regelmäßigen Instandhaltungsarbeiten an der Gebäudetechnik zusammen. Er listet die zu wartenden Anlagen und Betriebsmittel, die erforderlichen Intervalle, Wartungsarten und Zuständigkeiten auf. Damit wird sichergestellt, dass gesetzliche Prüf- und Dokumentationsvorgaben (z.B. nach BetrSichV und ArbSchG) eingehalten werden. Die DIN EN 13306 definiert Wartung als Teil der Instandhaltung, deren Planung hier festgehalten wird. Idealerweise ist der Wartungsplan digital in einem CAFM-System hinterlegt. Eine revisionssichere Dokumentation aller Maßnahmen wird so gewährleistet und kann bei Audits und Inspektionen leicht nachgewiesen werden.

Der spezifische Wartungsplan für die Trinkwasserinstallation baut auf den Vorgaben des DVGW (z.B. W 551) und der DIN EN 806-Reihe auf. Er enthält genaue Vorgaben für die Reinigung und Desinfektion von Wassererwärmern und Rohrleitungen sowie für die regelmäßige Temperaturkontrolle. Laut DVGW kann bei ordnungsgemäßem Betrieb eine einwandfreie Wasserqualität auch ohne Dauerdesinfektion erreicht werden. Daher sind kalte Zirkulationsleitungen auf maximal 25 °C zu begrenzen und Warmwasserleitungen dauerhaft auf mind. 55 °C zu halten. Der Plan beschreibt zudem die Kontrolle von Ventilen und Schutzarmaturen sowie Maßnahmen zur Legionellenvermeidung. Nach der Trinkwasserverordnung besteht eine Untersuchungspflicht auf Legionellen in Großanlagen, so dass bei Überschreitung der Grenzwerte unverzüglich Gefährdungsanalysen und Abhilfemaßnahmen (z.B. Desinfektion) durchgeführt werden müssen.

Der Wartungszeitplan legt fest, wann die einzelnen Wartungsarbeiten durchgeführt werden (z.B. jährlich oder vierteljährlich). Er enthält eine Übersicht aller Anlagen und Komponenten mit den geplanten Prüfterminen sowie Zuordnungen zu verantwortlichem Personal oder Dienstleistern. Durch die Verknüpfung mit Prüfberichten aus der Inspektion erhält der Facility Manager einen klaren Überblick über anstehende Aufgaben und deren Historie. In modernen FM-Systemen wird der Wartungszeitplan häufig automatisch aus dem CAFM abgeleitet, was die Planung und Kontrolle der Instandhaltungsprozesse erleichtert.

Der Wartungsbericht dokumentiert jede abgeschlossene Wartungs- oder Instandhaltungsmaßnahme. Er enthält eine Beschreibung der durchgeführten Arbeiten, Messergebnisse (z.B. Druck- oder Temperaturwerte), eventuelle Störfälle oder Abweichungen und die daraus resultierenden Maßnahmen. Zudem muss die durchführende Person den Bericht unterschreiben und ihre Qualifikation angeben. Als verbindlicher Nachweis ordnungsgemäßer Wartung dient der Wartungsbericht beispielsweise im Rahmen behördlicher Kontrollen und Audits. Nach den Betreiberpflichten muss diese Dokumentation regelkonform geführt und revisionssicher aufbewahrt werden.

Die Anlagenbestandsliste (Inventarverzeichnis) enthält alle wesentlichen Daten zu den Komponenten der Trinkwasserinstallation – von Pumpen über Druckerhöhungsanlagen bis zu Armaturen. Typische Einträge sind Hersteller, Typ, Standort, Baujahr, Seriennummer und Wartungsintervall. Diese Liste bildet die Basis für Instandhaltungsplanung (z. B. Austausch von Verschleißteilen) und Budgetierung. Integriert in ein CAFM-System unterstützt sie das Ersatzteilmanagement und die Verfolgung von Gewährleistungsfristen. Eine aktuelle Bestandsliste erleichtert außerdem die Kommunikation mit Dienstleistern und die Nachvollziehbarkeit bei Audits.

Die Aufgabenklärung fasst alle wesentlichen Projektgrundlagen der Trinkwasserinstallation zusammen. Dazu zählen die Gebäudenutzung und der zu erwartende Wasserbedarf (Volumenströme, Spitzenlasten) sowie die geforderten Hygienestandards (z. B. Legionellenvorsorge nach VDI/DVGW 6023 und DIN EN 806-4). Sie legt die Temperaturbereiche (Kalt- und Warmwasser) und das Zirkulationskonzept fest und beschreibt spezifische Anforderungen in sensiblen Bereichen (z. B. medizinische oder industrielle Nutzung). Wichtig sind auch Schnittstellen zu anderen Gewerken – etwa anstehende Wärmebereitstellung, Brandschutzabläufe oder Regelungstechnik – sowie übergeordnete Planungsziele wie Nachhaltigkeit, Energieeffizienz oder Barrierefreiheit. Die Aufgabenklärung schafft Transparenz zwischen Bauherr und Fachplaner und ist eine verbindliche Grundlage für die weiteren HOAI-Leistungsphasen. Sie definiert zugleich die Projektziele hinsichtlich Funktion, Wirtschaftlichkeit und Technik. Für das Facility Management dient dieses Dokument als Referenzrahmen bei der späteren Inbetriebnahme und Abnahme: Es wird geprüft, ob die Anlage gemäß den vereinbarten Anforderungen ausgeführt wurde, und es fließen hygienische und funktionale Vorgaben (z. B. Mindesttemperaturen oder Spülintervalle) in die Abnahmeprotokolle ein.

Die Kostenberechnung wird nach Abschluss der Vorplanung (Leistungsphase 3 nach HOAI) auf Grundlage der Entwurfsplanungen erstellt. Nach DIN 276 erfolgt sie mindestens in dritter Ebene der Kostengliederung: Die geschätzten Gesamtkosten der Kostengruppen 100–800, insbesondere der KG 400 für technische Anlagen, werden in sinnvolle Detailpositionen aufgeteilt. Der TGA-Planer ermittelt dafür die Mengen der Komponenten (Rohrlängen, Armaturen, Geräte) und trägt die zugrundeliegenden Einheitspreise ein. Dieses Dokument dient als Entscheidungs- und Verhandlungsgrundlage in der Planungsphase: Es zeigt, ob das Projekt im vorgegebenen Kostenrahmen bleibt, und ermöglicht einen Vergleich mit dem ursprünglichen Kostenrahmen. Für das Facility Management liefert die Kostenberechnung wichtige Anhaltspunkte für das künftige Kosten- und Budgetmanagement: Sie offenbart frühzeitig große Kostentreiber (z. B. besonders teure Armaturen oder umfangreiche Installationslängen) und bildet die Basis für Lebenszykluskostenrechnungen und Investitionsentscheidungen im späteren Betrieb.

Die Kostenfeststellung erfolgt üblicherweise gegen Ende der Bauausführung (Leistungsphase 8: Objektüberwachung nach HOAI) und dokumentiert die tatsächlich angefallenen Kosten eines Projekts nach DIN 276. Sie listet alle Ist-Kosten getrennt nach Gewerken und Kostengruppen auf und stellt sie der vorherigen Kostenplanung gegenüber. In dieser Gegenüberstellung werden Abweichungen des Ist- und Soll-Zustands sichtbar – beispielsweise durch Mengenänderungen, Nachträge oder Preisänderungen. Dazu gehören detaillierte Erläuterungen, warum Kosten gestiegen oder gesunken sind (etwa durch erhöhte Materialpreise oder geänderte Ausführungsdetails). Die Kostenfeststellung bildet somit eine wichtige Grundlage zur Kontrolle und Dokumentation der Baukosten. Für den Betreiber bzw. das FM sind diese Informationen wertvoll: Sie ermöglichen ein aussagekräftiges Kostencontrolling und eine spätere Ableitung von Kostenerfahrungswerten für Folgeprojekte. Darüber hinaus dient die Kostenfeststellung als Abrechnungs- und Nachweisdokument gegenüber dem Bauherrn und wird oft als Basis für die Honorarberechnung des Planers herangezogen.

Die Kostenkalkulation basiert auf der finalen Ausführungsplanung bzw. dem Leistungsverzeichnis. Darin werden alle Positionen der technischen Anlage (Rohrleitungen, Armaturen, Apparate, Montagezeiten etc.) mengenmäßig ermittelt. Diese Mengenermittlung dient als Basis für die Kalkulation und Angebotserstellung. Das Bauunternehmen oder der Fachplaner weist zu jeder Position Einheitspreise, Zuschläge und Nebenkosten nach und erstellt Nachweise (z. B. Preisspiegel, Materialindizes). Diese Kalkulation bildet die Grundlage für die Vergabe bzw. den Kostenvoranschlag (LPH 6 HOAI) und bestimmt maßgeblich das Baukostenangebot. Im FM werden die Ergebnisse der Kostenkalkulation zur laufenden Kostenüberwachung verwendet: Sie erlauben einen Soll-Ist-Abgleich während der Ausführung und fließen in Wirtschaftlichkeitsanalysen ein. Zudem wird die Kalkulation in die Revisionsunterlagen der Anlage aufgenommen, um später nachvollziehen zu können, welche Annahmen und Preise der Baukostenermittlung zugrunde lagen.

Der Installationsplan ist ein zentrales Ausführungsdokument nach VOB/C (DIN 18381). Er zeigt alle verlegten Leitungen für Kaltwasser, Warmwasser (inklusive Zirkulationsleitungen), Abwasser- und Regenwasserleitungen detailliert im Gebäudegrundriss. Dazu gehören Materialangaben (Rohrtypen), Höhenangaben, Durchmesser sowie Anschlüsse und Armaturen. Alle Absperr- und Sicherungseinrichtungen (z. B. Rückflussverhinderer, Schmutzfangeimer, Druckminderer) sind eingezeichnet. Auch die Positionen von besonders hygienerelevanten Bauteilen (wie Wasserspülstationen, Filter oder UV-Anlagen) werden vermerkt. Strang- und Ventilnummerierungen ermöglichen ein schnelles Auffinden im Betrieb. Laut technischer Leitlinien sollen die Pläne so ausgeführt sein, dass die Rohrführung aus den Grundrissen eindeutig ersichtlich ist und ergänzende Schemata einen Gesamtüberblick über das System liefern. Dies ist insbesondere bei Grenzwertüberschreitungen in Trinkwasseranlagen wichtig: Schematische Zusatzinformationen (erforderliche Durchflussmengen, Ventileinstellungen, Nennweiten) unterstützen dann die Fehlersuche und Wartung.

Im Bauprozess erstellt der ausführende Installateur den Installationsplan – in der Regel CAD-gestützt – und gibt ihn zur Kontrolle an den Fachplaner weiter. Für den späteren Anlagenbetrieb wird der fertige Plan digitalisiert und in ein Facility-Management-System übernommen. Er dient dann als Grundlage für Wartung und Instandhaltung (z. B. Spülpläne gemäß DVGW W 551) sowie für spätere Anpassungen an der Installation.

Die EG-Konformitätserklärung ist ein EU-Vorschriftendokument nach Produktsicherheitsgesetz und Maschinenrichtlinie. Hiermit bestätigt der Hersteller, dass ein Produkt (z. B. eine Pumpe, ein Armaturenblock oder eine maschinenfeste Armatur) allen anzuwendenden EU-Grundanforderungen entspricht. Die Erklärung enthält eine genaue Produktbeschreibung, Angaben zu Typ, Modell oder Seriennummer, nennt die zugrunde liegenden Richtlinien und Harmonisierten Normen (etwa die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG oder europäische Bauproduktenvorschriften) und dokumentiert das CE-Kennzeichen. Sie wird vom Hersteller oder Importeur unterzeichnet.

Für das Projekt ist die EG-Konformitätserklärung ein unabdingbares Abnahmedokument: Sie muss bei der Inbetriebnahme einem Sachverständigen oder der Bauaufsicht vorgelegt werden. Dem Betreiber gibt sie Rechtssicherheit über die eingesetzten Komponenten. Das Facility Management archiviert die EG-Konformitätserklärung in den Anlagedokumenten (in der Regel mindestens 10 Jahre lang) und legt sie bei späteren Revisionen oder Audits vor. Fehlt diese Erklärung oder ist unvollständig, können Marktüberwachungsbehörden Bußgelder verhängen.

Die Leistungserklärung dokumentiert alle deklarationspflichtigen Eigenschaften eines Bauprodukts nach der EU-Bauprodukteverordnung. Für jedes harmonisierte Produkt (z. B. Trinkwasserrohre, Armaturen, Brandschutzkapselungen) muss der Hersteller diese Erklärung bereitstellen. Darin sind die Leistungsmerkmale (etwa Feuerwiderstand, Druckfestigkeit, Masshaltigkeit, mikrobiologische Beständigkeit oder andere relevante Kennwerte) festgehalten. Die Erklärung verweist auf die anwendbaren harmonisierten europäischen Normen und enthält die Kenn-Nummer der entsprechenden Prüfbescheide. Sie führt zudem den CE-Kennzeichnungsbezug und die Herstelleradresse auf.

In der Praxis erhält der Anlagenplaner oder Installateur die DoP von den Produktherstellern und fügt sie der Übergabeakte hinzu. Im Facility Management wird empfohlen, die enthaltenen Materialdaten in ein Komponenten- oder Anlageregister zu übernehmen. So sind die technischen Spezifikationen und Prüfwerte jederzeit verfügbar, etwa für Wartung oder bei späteren Nachrüstungen. Bei Produktänderungen oder Ersatzlieferungen muss die Leistungserklärung aktualisiert werden. Die Zusammenführung von CE-Kennzeichnung und Leistungserklärung zu einer kombinierten Konformitätserklärung ist ab 2026 vorgesehen, bis dahin gilt die getrennte DoP nach CPR 305/2011.

Die Leistungs- und Funktionsprüfungen umfassen sämtliche Inbetriebnahmetests der Trinkwasserinstallation. Dabei werden technische Parameter wie Durchflussraten an den Entnahmearmaturen, Systemdruck und Temperaturniveaus überprüft. Zudem sind hygienische Prüfungen durchzuführen: Dazu gehören Wasserproben auf Legionellen und andere Keime (an Probenahmestellen gemäß Norm), Temperaturmessungen in Warmwasserzirkulationen sowie Prüfungen der Leitungswasserqualität. Die Prüfungen folgen den Vorgaben der DIN EN 806-4 und der VDI/DVGW 6023 und werden dokumentiert. In Protokollen und Abnahmeformblättern werden die gemessenen Werte festgehalten und etwaige Abweichungen zur Planung gekennzeichnet. Werden Grenzwerte überschritten, dokumentiert man sofortige Korrekturmaßnahmen (z. B. Spülung mit erhöhten Temperaturen, Sanitärhygiene).

Der Planer veranlasst die Prüfungen, ausgeführt werden sie durch spezialisierte Fachfirmen. Der Betreiber bzw. FM kontrolliert die Ergebnisse im Abnahmeprotokoll und gibt das technische Einverständnis. Diese Mess- und Funktionsnachweise sind zugleich wichtige Nachweisdokumente für die Behörde und fließen in die Gefährdungsanalyse nach Trinkwasserverordnung ein. Während des Betriebs werden die Prüfprotokolle als Grundlage für regelmäßige Kontrollen und Wartungspläne genutzt (z. B. Prüfintervalle, Legionellen-Untersuchungspflichten).

Nach § 20 Absatz 1 der HBauO dürfen Bauprodukte nur verwendet werden, wenn ihre Verwendbarkeit nachgewiesen ist. Liegt für ein Produkt keine allgemeine bauaufsichtliche Zulassung vor, muss die Bauaufsichtsbehörde eine Zustimmung im Einzelfall (ZiE) erteilen. Die dafür erforderlichen Unterlagen werden in der Regel vom Hersteller bereitgestellt und umfassen eine genaue Produktbeschreibung, Nachweise über die Materialeigenschaften sowie Prüfzeugnisse hinsichtlich Sicherheit, Hygiene und gegebenenfalls Brandschutz. In der Einzelfallprüfung bewertet die Behörde, ob das Produkt für den geplanten Einsatzzweck geeignet ist.

Für den Facility Manager ist der Verwendbarkeitsnachweis ein zentrales Dokument. Er muss sicherstellen, dass nur zugelassene Produkte eingesetzt werden und im Falle von Sonderlösungen die formalen Genehmigungen vorliegen. Ist eine Zustimmung im Einzelfall erforderlich, sind die zugehörigen Unterlagen Teil der Bauantrags- und Abnahmedokumentation. Auch im laufenden Betrieb dienen diese Nachweise als Grundlage für Wartung oder Erweiterung der Anlagen, da so jederzeit auf die geprüften Materialeigenschaften zurückgegriffen werden kann und die Betriebssicherheit sowie der Gesundheitsschutz der Nutzer gewährleistet bleiben.

Gemäß der ATV DIN 18421 (Teil der VOB/C) müssen alle Arbeiten zur Dämmung und zum Brandschutz an technischen Anlagen dokumentiert und nachgewiesen werden. Dies beinhaltet Angaben zu den eingesetzten Dämmstoffen (einschließlich deren Wärmeleitfähigkeit und Brandschutzklasse), Berechnungen zum Wärme- und Schallschutz sowie Prüfungen der Tragfähigkeit von Befestigungen und Trägerkonstruktionen. Die Dokumentation hält fest, dass Wärmebrücken, Schallschutzanforderungen sowie Brandschutzauflagen eingehalten wurden.

Diese bauphysikalischen und statischen Nachweise bilden die Grundlage für die Abnahme der Anlagen und sind auch später für Instandhaltung und Umbau wichtig. Im Facility Management dienen sie als Referenz für Sanierungen oder wenn Gewährleistungsansprüche geltend gemacht werden. Außerdem ermöglichen die Nachweise Brandschutzbehörden und Arbeitssicherheitsprüfern, die ordnungsgemäße Ausführung der Dämm- und Schutzmaßnahmen zu beurteilen. Eine lückenlose Dokumentation nach DIN 18421 stellt somit sicher, dass die Installationen fachgerecht ausgeführt wurden und entspricht den allgemein anerkannten Regeln der Technik.

Die Nutzerinformation (User Information Sheet) ist ein Pflichtdokument gemäß VDI 6023 Blatt 3 und VDI 3810 Blatt 2. Sie wird in der Regel vom Betreiber (bzw. Facility Manager) erstellt und den Gebäudenutzern zur Verfügung gestellt. Ziel ist es, die Nutzer über den sachgemäßen und hygienischen Umgang mit der Trinkwasserinstallation aufzuklären. Dazu gehören Hinweise darauf, dass keine Umbauten oder Manipulationen an der Installation vorgenommen werden dürfen, wie Leitungen im Falle längerer Nichtbenutzung (z. B. bei Leerständen oder Ferien) zu spülen sind und welche Temperaturen für Warm- und Kaltwasser einzuhalten sind. Außerdem werden Ansprechpartner für Störungen genannt und Meldepflichten bei möglichen Gesundheitsgefahren kommuniziert. Diese Informationen sollen dazu beitragen, hygienische Mängel (wie Legionellenbildung) zu verhindern und eine ordnungsgemäße Nutzung sicherzustellen.

Die Nutzerinformation wird üblicherweise bei Übergabe der Anlage ausgehändigt und ist Bestandteil der Betreiberunterweisung. Sie sollte bei Bedarf (etwa nach technischen Änderungen oder bei Nutzerwechsel) aktualisiert werden. Für den Facility Manager stellt dieses Dokument ein wichtiges Instrument der Prävention und Qualitätssicherung dar, um die Einhaltung der Trinkwasserhygiene in Einrichtungen mit unterschiedlichen Nutzern sicherzustellen.

Die Anschluss- und Versorgungsschemata zeigen schematisch alle Anschlusspunkte der Trinkwasserinstallation an die Versorgungsnetze (Wasser, Abwasser, ggf. Gas) sowie die Medienversorgung der einzelnen Anlagenkomponenten. In diesen Plänen werden zum Beispiel die Art der Anschlussstellen, Leitungsquerschnitte, Kennzeichnung der Medien (z. B. Frischwasser, Grauwasser) und die Schnittstellen zu anderen Gebäudesystemen dargestellt. Ebenfalls eingezeichnet sind die Zugänglichkeiten für Einbau und Wartung (zum Beispiel Wartungsgänge oder Revisionsöffnungen).

Diese Schemata bilden eine wichtige Grundlage für die Ausführungsplanung und später für die Instandhaltung. Der Facility Manager nutzt sie, um Montagearbeiten zu koordinieren und Wartungszugriffe vorzubereiten. Zusammen mit anderen Bestandsunterlagen ermöglichen die Anschlusspläne einen schnellen Überblick über die gesamte Versorgungsstruktur der Trinkwasseranlage.

Das Planungskonzept für die Technische Ausrüstung beschreibt die grundlegende Strategie und Systemstruktur der Trinkwasserinstallation. Es umfasst beispielsweise die Gesamtanlagenstruktur mit Versorgungseinheiten und Zonen, Anforderungen an Ausfallsicherheit (Redundanzen) sowie ein integriertes Hygienekonzept. Letzteres legt fest, wie beispielsweise Warmwasserversorgung und Zirkulationssysteme dimensioniert werden, um Legionellenbildung zu vermeiden. Auch die Materialstrategie – etwa die Auswahl korrosionsbeständiger Rohrsysteme oder zertifizierter Komponenten – ist Teil des Konzepts. Darüber hinaus behandelt es Aspekte der Energieeffizienz und Nachhaltigkeit, zum Beispiel in Form von Warmwasserbereitungsoptionen oder einer Anbindung an ein Energiemanagementsystem.

Dieses Planungskonzept liefert allen Projektbeteiligten eine übergeordnete Orientierung für die weiteren Planungs- und Betriebsphasen. Für den Facility Manager ist es entscheidend, da es die Zielvorgaben des Bauherrn widerspiegelt (z. B. Einsparziele, Nutzungsflexibilität) und im CAFM-System hinterlegt werden kann. Auf dieser Grundlage können dann die Detailplanungen und späteren Betriebsstrategien aufgesetzt werden.

Das Protokoll über eine Betriebsartenänderung oder Außerbetriebnahme dokumentiert jede wesentliche Änderung im Betriebszustand der Trinkwasserinstallation. Beispiele hierfür sind Stilllegung ganzer Gebäudebereiche (z. B. Leerstand), Teilschließung von Versorgungssträngen oder größere Sanierungen. In dem Protokoll werden der Anlass der Änderung, der Zeitraum sowie alle durchgeführten hygienischen Sicherungsmaßnahmen festgehalten. Dazu gehören etwa Spül- oder Desinfektionsmaßnahmen, die Festlegung des Spüldurchsatzes und der Dauer sowie Zustandsüberprüfungen vor und nach der Maßnahme.

Weiterhin werden im Protokoll die verantwortlichen Personen und deren Prüfergebnisse dokumentiert sowie ein Wiederinbetriebnahme-Protokoll erstellt. Dieses bestätigt, dass nach Abschluss der Maßnahmen die Anlage wieder in Betrieb genommen werden kann. Für den Facility Manager ist dieses Protokoll unerlässlich, um die Einhaltung der Wasserhygienestandards nach VDI 3810 Blatt 2.1 (ehemals VDI/DVGW 6023) nachzuweisen. Insbesondere bei Umbauarbeiten oder längeren Stillständen dient es als Nachweis gegenüber Gesundheitsbehörden, dass keine hygienischen Risiken bestehen.

Das Protokoll zur Mängelbeseitigung nach Abnahme ist ein zentrales Dokument des Qualitätsmanagements. Es listet alle bei der Bauabnahme festgestellten Mängel detailliert auf und legt klare Fristen fest, bis zu denen der Auftragnehmer die Fehler zu beheben hat. Für jeden Mangel wird beschrieben, was genau zu korrigieren ist, und die verantwortlichen Parteien (Planer, Installateur, Bauherr) werden benannt. Nach der Nachbesserung werden die Arbeiten erneut geprüft und im Protokoll vermerkt. Erst mit einem abschließenden Hinweis, dass alle Mängel behoben sind, gilt die Abnahme als offiziell abgeschlossen. Das Protokoll wird von allen Beteiligten unterzeichnet und dient dem Betreiber bzw. FM dazu, Gewährleistungsfristen und erforderliche Folgeprüfungen systematisch zu überwachen. Fehlt dieses Dokument, ist die Abnahme rechtlich nicht vollständig dokumentiert.

Bei der Druck- und Dichtheitsprüfung von Entwässerungsleitungen wird meist Wasser oder Luft als Prüfmedium verwendet. Nach DIN EN 1610 („Einbau und Prüfung von Abwasserleitungen und -kanälen“) wird das Leitungsnetz komplett befüllt, entlüftet und auf den vorgeschriebenen Prüfdruck gebracht. Über eine festgelegte Prüfdauer (typischerweise 30 Minuten) wird der Druckabfall dokumentiert. Im Prüfprotokoll sind alle wichtigen Parameter vermerkt: Prüfdruck, Prüfdauer, beteiligte Rohrabschnitte und die gemessenen Druck- oder Volumenänderungen. Ebenso werden die eingesetzten Messgeräte inklusive Kalibrierungsnachweisen aufgeführt.

Eine sachkundige Fachkraft bestätigt mit ihrer Unterschrift, dass keine Undichtigkeiten festgestellt wurden oder beschreibt Abweichungen. In der Praxis erfolgt die Prüfung meist noch im offenen Graben, bevor die Leitungen überdeckt werden. Für das Facility Management ist dieses Protokoll essenziell: Es belegt, dass die Entwässerungsanlage dicht ist und wird im Falle eines Wasserschadens oder bei Versicherungsfragen als Nachweis herangezogen. Nach VOB/C 1841 (§13) ist diese Prüfung eine besondere Leistung, die gesondert vereinbart werden muss. Ohne den ordnungsgemäß ausgefüllten Prüfbericht kann die Abnahme der Entwässerungsanlage nicht als abgeschlossen gelten.

Vor der Inbetriebnahme müssen sowohl Trinkwasser- als auch Gasleitungen auf Dichtheit geprüft werden. Beim Trinkwassersystem wird typischerweise mit Wasser ein hydrostatischer Test durchgeführt (Prüfdruck oft etwa 1,5-fach des Betriebsdrucks). Gasleitungen werden nach DVGW-Richtlinien mit Luft oder Inertgas unter leicht überhöhtem Druck getestet (typischerweise 1,1-facher Betriebsdruck, mindestens ~2–3 bar). Das Prüfprotokoll hält die exakten Systemdaten fest (Werkstoff, Nennweiten), sowie die Prüfkriterien: eingesetztes Medium, Prüfdruck und -dauer.

Während der Testdurchführung wird der Druckverlauf aufgezeichnet. Gemäß DIN EN 806-4 (für Trinkwasser) oder den entsprechenden DVGW-Arbeitsblättern bei Gas wird das Messergebnis bewertet: Ein konstanter Druck ohne signifikanten Abfall bedeutet bestanden, ein Druckabfall weist auf Leckagen hin. In diesem Fall müssen die Undichtigkeiten vor Abnahme beseitigt werden.

Die dokumentierten Ergebnisse werden vom Installateur erstellt und vom Fachplaner oder der Bauleitung geprüft und unterzeichnet. Diese Prüfberichte sind Pflichtbestandteil der Abnahmedokumentation. Sie zeigen, dass sämtliche Leitungsstränge zum Zeitpunkt der Übergabe dicht waren. Im Facility Management werden sie abgelegt, um später etwaigen Schadensursachen nachzugehen und Nachweise bei behördlichen Kontrollen zu erbringen.

Bei der luftbzw. inertgasbasierten Druckprüfung wird die Trinkwasseranlage ohne Wasser befüllt geprüft, um eine Kontamination durch stehendes Wasser zu vermeiden. Nach DIN EN 806-4 darf die Prüfung mit trockener, ölfreier Luft oder einem inerten Gas (z.B. Stickstoff) erfolgen. Aufgrund der Temperaturabhängigkeit von Gasen wird vor dem eigentlichen Test oft eine Ausgleichszeit (zum Beispiel 1 Stunde bei eingestellter Umgebungstemperatur) eingehalten. Dann wird der Zielprüfdruck angelegt (typischerweise 0,5 bis 1,0 bar) und über festgelegte Zeitintervalle (etwa 5 Minuten) der Druckabfall gemessen.

Die Druckkurve wird grafisch dokumentiert. Nach BTGA Regel 5.001 und DIN EN 806-4 erfolgt anschließend die Auswertung: Der zulässige Druckverlust wird den Messergebnissen gegenübergestellt (d. h. ermittelte Leckrate oder prozentualer Druckabfall). Ein nahezu konstanter Druck zeigt Dichtheit an, ein signifikanter Abfall erfordert Nachbesserungen.

Dieses Verfahren eignet sich besonders bei längeren Bauzeiten, da die Leitungen vor der Endbefüllung und Desinfektion überprüft werden können. Facility Manager nutzen das Protokoll als Vorprüfung: Es sichert frühzeitig die Funktion der Anlage und stellt sicher, dass vor der endgültigen Inbetriebnahme (Wasserbefüllung und Desinfektion) keine Lecks vorhanden sind.

Die abschließende Druckprüfung mit Wasser bestätigt, dass die Trinkwasseranlage auch unter realen Betriebsbedingungen dicht ist. Nach BTGA Regel 5.001 und DIN EN 806-4 wird das komplette System mit Wasser gefüllt und sorgfältig entlüftet. Der Prüfdruck wird in der Regel höher gewählt als späterer Betriebsdruck (zum Beispiel das 1,5-fache). Anschließend wird die Anlage für mindestens 30 Minuten unter Druck gehalten, während der Druckverlust kontinuierlich aufgezeichnet wird. Wichtig ist dabei, die Temperatur des Prüfwassers zu protokollieren, da Temperaturänderungen den Druck beeinflussen.

Aus den Messwerten wird der Wasservolumenverlust bzw. Druckabfall pro Zeitspanne ermittelt und mit den in DIN EN 806-4 festgelegten Grenzwerten verglichen. Ist der Druckverlust minimal (innerhalb der Normvorgaben), wird die Dichtheit bestätigt und im Prüfbericht festgehalten. Der Bericht enthält abschließend die Unterschriften des Prüfers und des verantwortlichen Bauleiters oder Auftraggebers.

Das Wasser-Druckprüfprotokoll ist die Voraussetzung für die Freigabe zur Desinfektion. Für das Facility Management ist es ein zentrales Dokument der Betriebsdokumentation. Es beweist nicht nur die ordnungsgemäße Abnahme der Anlage, sondern liefert auch wichtige Basisdaten (z.B. Leitungsvolumen, Prüfdruck), die bei späteren Änderungen oder Fehleranalysen benötigt werden.

Das Desinfektionsprotokoll dokumentiert die hygienische Eignung der Trinkwasseranlage vor Betriebsbeginn. Es enthält genaue Angaben zum Desinfektionsverfahren (z.B. Chlordosierung oder thermische Desinfektion), zur Dosierung, Einwirkzeit und der durchgespülten Wassermenge. Während der Desinfektionsphase werden Wasserproben genommen und ihre Werte (freier Chlorgehalt, pH-Wert, mikrobiologische Untersuchungsergebnisse) erfasst.

Erst nach einem negativen Laborbefund (keine relevanten Krankheitserreger nachweisbar) erteilt das ausführende Fachunternehmen den Freigabevermerk, mit dem die Anlage für den Betrieb freigegeben wird. Da nach DVGW W 551-3 Desinfektionen nur durch zertifizierte Fachfirmen erfolgen dürfen, enthält das Protokoll auch Angaben zu dem ausführenden Unternehmen und den verwendeten Mitteln.

Für das Facility Management ist das Protokoll ein unverzichtbarer Nachweis. Es wird im Anlagenbuch aufbewahrt und dient als Grundlage für mögliche Folgedesinfektionen oder Hygieneüberprüfungen (z.B. Legionellentest) im Betrieb. Gleichzeitig dokumentiert es die Einhaltung der gesetzlichen Hygienevorschriften und ist beim Gesundheitsamt stets vorzulegen.

Mit diesem Protokoll dokumentiert der ausführende Unternehmer, dass das zuständige Wartungs- und Betriebspersonal in die Anlage eingewiesen wurde. Die Schulung umfasst typischerweise Themen wie hygienekonforme Reinigung und Spülung der Leitungen, Bedienung von Ventilen und Armaturen sowie sicherheitstechnische Vorgaben (z.B. Schutzmaßnahmen bei Chlorarbeiten).

Das Protokoll listet alle Teilnehmer mit Datum und den behandelten Themen auf und wird von jedem Teilnehmer unterschrieben. Ebenfalls wird vermerkt, dass Bedienungs- und Wartungsanleitungen übergeben wurden. Auf diese Weise wird schriftlich festgehalten, dass der Betreiber über die erforderlichen Betriebs- und Hygienevorschriften informiert ist.

Für das Facility Management ist dieser Nachweis besonders wichtig: Er belegt bei Haftungsfragen oder behördlichen Kontrollen, dass alle involvierten Personen ausreichend geschult wurden. Die im Protokoll genannten Inhalte entsprechen den Vorgaben der geltenden Normen (z.B. DIN 1986-3 und DIN 1988-600) und helfen, Risiken durch unsachgemäßen Betrieb zu minimieren.

Bei der Einweisung zum bestimmungsgemäßen Betrieb werden Betreiber und Anwender über die korrekte Nutzung der Trinkwasseranlage informiert. Ziel ist es, hygienische Risiken wie Legionellenbildung durch Wasserstagnation zu vermeiden. Anhand dieses Protokolls wird beispielsweise erklärt, wie Kalt- und Warmwasserbetriebstemperaturen einzustellen sind (z.B. Kaltwasser unter 25 °C, Warmwasser oberhalb von 55 °C) und wie selten genutzte Leitungsabschnitte regelmäßig gespült werden.

Das Protokoll enthält eine Beschreibung der empfohlenen Betriebsweise, Hinweise auf mögliche Gefahrenstellen (z.B. abgestellte Wasserzähler, tote Enden) sowie eine Teilnehmerliste mit Unterschriften und Datum. Außerdem wird auf die detaillierten Betriebs- und Wartungsanleitungen verwiesen.

Diese Unterweisung ist nach VDI 6023-4 Pflicht und wird im Betreiberhandbuch dokumentiert. Sie zeigt, dass der Betreiber seiner Sorgfaltspflicht nachkommt, indem er seine Mitarbeiter oder Nutzer an die Hygienevorgaben erinnert. Das Protokoll bildet die Basis für die spätere Überwachung (z.B. Legionellenprüfungen) und sichert den langfristig sicheren Betrieb der Anlage.

Der Reinigungsbericht dokumentiert die fachgerechte hygienische Reinigung und Desinfektion einer Trinkwasserinstallation nach den Vorgaben des DVGW-Arbeitsblatts W 551-3. Er ist zwingend bei Neuinstallationen, nach Sanierungen oder bei längeren Stillständen der Anlage zu erstellen und muss vor der Wiederinbetriebnahme abgeschlossen sein. Im Bericht werden unter anderem die angewendeten Reinigungs- und Desinfektionsverfahren (z. B. Spülen mit Wasser oder Luft-Wasser-Gemisch, chemische Desinfektion) sowie die eingesetzten Chemikalien mit Konzentration und Einwirkzeit festgehalten. Ebenfalls dokumentiert werden die dabei erzielten Spülvolumina.

Weiterhin enthält der Bericht die mikrobiologischen Prüfergebnisse (z. B. Koloniezählungen), um die Trinkwasserqualität nachzuweisen. Es werden alle gereinigten Leitungsabschnitte und Bauteile beschrieben, sodass nachvollziehbar ist, welche Bereiche einbezogen wurden. Datum der Reinigung und die verantwortlichen Fachkräfte werden ebenfalls eingetragen.

Die Erstellung des Reinigungsberichts obliegt dem ausführenden Installationsunternehmen oder einer spezialisierten Fachfirma für Trinkwasserhygiene. Erst nach Prüfung und Freigabe durch den Betreiber oder einen Hygienebeauftragten darf die Anlage wieder genutzt werden. Der Reinigungsbericht dient als Nachweis gegenüber Behörden (z. B. Gesundheitsamt) und ist ein wichtiger Bestandteil des Hygieneplans sowie interner Hygiene-Audits im Facility Management. Eine lückenlose Dokumentation im Reinigungsbericht stellt sicher, dass der Anlagenbetrieb hygienisch einwandfrei erfolgt und minimiert Haftungsrisiken des Betreibers.

Der Bericht zur Wiederinbetriebnahme dokumentiert die planmäßige Wiedereinschaltung einer Trinkwasseranlage nach einer vorübergehenden Außerbetriebnahme. Grundlage ist die VDI/DVQST-Expertenempfehlung 3810-2.1, die Maßnahmen und Prüfschritte bei längeren Stillständen definiert. Ein solcher Bericht wird notwendig, wenn eine Anlage länger als etwa 72 Stunden außer Betrieb war (z. B. nach Betriebsferien, umfangreichen Wartungen oder Umzügen). Ziel ist es, insbesondere Legionellenwachstum zu verhindern und einen sicheren Wiederanlauf des Betriebs zu gewährleisten.

Der Bericht hält den Zeitraum der Stilllegung und alle ergriffenen Maßnahmen bei der Wiederinbetriebnahme fest. Dazu zählen typischerweise das vollständige Spülen und Befüllen der Anlage, die Überprüfung der Wassertemperaturen und Drücke in den Leitungen sowie mikrobiologische Probenahmen (z. B. Legionellenprobe). Die Messergebnisse und Probenergebnisse werden zusammen mit etwaig festgestellten Mängeln dokumentiert. Auf diese Weise kann der Betreiber nachweisen, dass die Anlage ordnungsgemäß geprüft wurde und keine gesundheitlichen Gefährdungen vorliegen.

Verantwortlich für den Bericht ist in der Regel der technische Facility Manager oder ein Hygienebeauftragter in Abstimmung mit einer Hygienefachkraft. Nach Abschluss der Prüfungen unterschreibt der Betreiber die Freigabeerklärung, dass die Anlage wieder in Betrieb genommen werden darf. Der Wiederinbetriebnahmebericht wird in den betrieblichen Hygieneplan (nach VDI 6023) aufgenommen und dient als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden und Audits, dass alle gesetzlichen und hygienischen Anforderungen erfüllt wurden.

Das Prüf- und Herstellerzertifikat belegt, dass alle verbauten Produkte (z. B. Rohre, Armaturen, Anschlussteile) den technischen Vorgaben entsprechen. Nach DIN 18381 (Teil der VOB/C für Gas-, Wasser- und Abwasseranlagen) ist der ausführende Fachbetrieb verpflichtet, für bestimmte Komponenten, insbesondere Armaturen und Formstücke, entsprechende Zertifikate vorzulegen. Diese bestätigen, dass die Materialien und die Fertigung den geltenden technischen Spezifikationen entsprechen und die Produkte den geforderten Qualitätsprüfungen standgehalten haben.

Im Zertifikat sind üblicherweise der Herstellername, die Produktbezeichnung und die Produktionscharge bzw. Seriennummer angegeben. Weiterhin werden das angewendete Prüfverfahren (z. B. Dichtheits- oder Druckprüfung) und die Ergebnisse dieser Tests dokumentiert sowie Angaben zu den verwendeten Werkstoffen gemacht. Oftmals enthält das Zertifikat auch einen Freigabevermerk des Herstellers, der die Verwendung des Produkts unter den geprüften Bedingungen erlaubt. Dieses Dokument gehört zur Abnahmeunterlage und ist wichtig für Rückverfolgbarkeit und Garantieansprüche.

Der Hersteller stellt das Zertifikat aus; der Installateur bzw. Auftragnehmer übergibt es beim Anlagenaufbau dem Betreiber. Im Facility Management wird das Prüf- und Herstellerzertifikat archiviert, damit bei späteren Inspektionen oder Auditierungen nachgewiesen werden kann, dass die verwendeten Komponenten zulässig und mängelfrei waren. Fehlt ein entsprechendes Zertifikat, kann dies bei der Abnahme oder Betriebserlaubnis zu Beanstandungen führen.

Ein allgemeines bauaufsichtliches Prüfzeugnis (abP) bescheinigt, dass ein Bauprodukt die bauaufsichtlichen Anforderungen erfüllt und in der Trinkwasserinstallation eingesetzt werden darf. Nach den Landesbauordnungen müssen bestimmte Produkte, etwa spezielle Rohrwerkstoffe, Isolierungen oder Sicherheitsgeräte, vor der Verwendung durch zugelassene Prüfinstitute (z. B. Materialprüfanstalten oder das DIBt) überprüft und genehmigt werden. Das Prüfzeugnis bestätigt, dass die wesentlichen Eigenschaften des Produkts getestet wurden und den Vorschriften entsprechen.

Im Zeugnis sind der Produktname, der Typ und der Hersteller aufgeführt. Es enthält Prüfzeichen (wie das Ü-Zeichen) und verweist auf technische Normen. Zudem werden der Anwendungsbereich und die Leistungsmerkmale des Produkts beschrieben sowie etwaige Einschränkungen oder Gültigkeitsfristen festgehalten. Ein Beispiel wäre ein Prüfzeugnis für eine Trinkwassersicherheitsgruppe mit der Bestätigung einer Prüf- und Zulassungsstelle für eine bestimmte Betriebsart.

Der Hersteller erstellt das Prüfzeugnis und legt es den Produkten bei. Bei Planung und Ausführung kontrollieren Fachplaner und Bauleitung, dass alle verwendeten Bauteile die erforderlichen Zulassungen besitzen. Fehlt für ein Produkt das Prüfzeugnis, kann die Bauabnahme oder eine behördliche Prüfung beanstanden und somit die Nutzung verzögern. Facility-Manager bewahren diese Zertifikate bei Umbauten oder Ersatzbeschaffungen auf, um die Rechtssicherheit bei der Materialwahl zu dokumentieren.

Das Prüf- und Kontrollbuch dokumentiert alle wiederkehrenden Prüfungen elektrischer Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 3 (früher BGV A3). In den Arbeitsbereichen der Trinkwasserinstallation (z. B. Pumpenräume, Schaltschränke) müssen sämtliche elektrischen Geräte regelmäßig von einer Elektrofachkraft geprüft werden, um die Betriebssicherheit zu gewährleisten. Im Prüf- und Kontrollbuch wird jedes geprüfte Gerät mit Datum, Prüfergebnis und dem Termin der nächsten fälligen Prüfung eingetragen.

Liegen Mängel vor, werden diese zusammen mit den ergriffenen Gegenmaßnahmen dokumentiert. Die Prüfintervalle richten sich nach Art des Geräts und seiner Umgebung (z. B. jährlich für ortsveränderliche Betriebsmittel, alle vier Jahre für ortsfeste Anlagen unter Normalbedingungen). Jede Eintragung wird von der prüfenden Elektrofachkraft unterschrieben.

Verantwortlich für das Führen des Prüf- und Kontrollbuchs ist der Betreiber, die Prüfungen werden von einer befähigten Elektrofachkraft durchgeführt. Die Berufsgenossenschaft kann im Rahmen von Sicherheitsüberprüfungen die Vorlage des Buches verlangen, um die Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften (z. B. Betriebssicherheitsverordnung) zu kontrollieren. Im Facility Management dient das Buch als Nachweis für sichere elektrische Anlagen im Gebäude. Besonders in Nassbereichen oder bei wasserführenden Anlagen spielt es eine Rolle, um elektrische Gefährdungen auszuschließen.

Das Raumbuch ist ein zentrales Planungs- und Dokumentationsinstrument, in dem alle Räume und Flächen eines Gebäudes mit ihren Eigenschaften, Nutzungseinheiten und installierten Systemen erfasst werden. Nach VDI 6070 enthält es Basisdaten wie Raumnummer, Bezeichnung und Nutzungsart sowie detaillierte Informationen zu den technischen Anlagen (Trinkwasser-, Heizungs-, Lüftungsanlagen usw.) und raumspezifischen Anforderungen.

Besonders ausgewiesene Hygienebereiche (z. B. Küchen, Labore, medizinische Einrichtungen) werden kenntlich gemacht, ebenso besondere Wartungs- oder Reinigungsanforderungen. Das Raumbuch hält zudem Zuständigkeiten fest, etwa welche Abteilung für die Raumbewirtschaftung verantwortlich ist oder welche Dienstleister Reinigungs- und Instandhaltungsaufgaben übernehmen. So bildet es die Grundlage für das Flächenmanagement, das Hygienemanagement und die langfristige Instandhaltungsplanung im Facility Management.

In der Praxis wird das Raumbuch bereits in frühen Planungsphasen angelegt und während des Betriebs laufend aktualisiert. Bei der Errichtung dient es als Arbeitsgrundlage für die technische Planung; später hilft es dem Betreiber bei der Organisation von Reinigungs- und Wartungsarbeiten. Durch seine standardisierte Struktur ist das Raumbuch auch in CAFM-Systeme integrierbar und erleichtert die Zusammenarbeit von Architekten, Fachplanern und Facility Managern. In vielen Fällen werden zudem raumspezifische Anforderungen wie geforderte Raumtemperaturen, Luftwechselraten oder Reinigungstaktungen erfasst, um die Betriebssicherheit und Hygiene sicherzustellen.

Der technische Raumbuchteil in der Vorplanungsphase (Leistungsphase 2 nach HOAI) legt die grundsätzlichen technischen Anforderungen der Räume fest. Bereits in diesem frühen Projektstadium werden die Raumfunktionen den benötigten Medienanschlüssen zugeordnet: Welche Trinkwasseranschlüsse (Anzahl, Durchflussrate) sind erforderlich und welche weiteren Medien (Heizung, Lüftung, Elektro) werden benötigt. Orientiert man sich hierbei an Normen wie DIN 1988-200, so kann zum Beispiel der zu erwartende Trinkwasserbedarf des Gebäudes abgeschätzt werden.

Auch hygienische Rahmenbedingungen werden definiert, etwa gewünschte Temperaturen für Kalt- und Warmwasser, Mindestvorlauftemperaturen, Druckverhältnisse oder Materialklassen. Beispielsweise kann festgelegt werden, dass eine Warmwasserversorgung in einem Bereich mindestens einen Durchfluss von X l/h bei 60 °C bereitstellen muss. Die dokumentierten Rahmenbedingungen dienen als Basis für erste Kostenschätzungen, hydraulische Berechnungen und die Koordination mit anderen Gewerken (Sanitär, Heizung, Elektro).

Verantwortlich für diese Planungsgrundlagen ist der Fachplaner TGA, der die Anforderungen mit dem Architekten und dem Auftraggeber abstimmt. Für das Facility Management bieten diese Angaben einen ersten Überblick über benötigte Infrastruktur (z. B. Trinkwasserbedarf pro Etage) und ermöglichen eine frühe Beteiligung an der betrieblichen Planung und Kostenkontrolle.

In der Entwurfsphase (Leistungsphase 3 nach HOAI) werden die technischen Anforderungen der Räume detailliert ausgearbeitet. Im technischen Raumbuchteil sind nun raumspezifische Informationen zu Trinkwassersystemen und Armaturen enthalten, basierend auf den gewählten Komponenten. Beispielsweise werden die genauen Anschlusspunkte für Waschbecken, WCs, Duschen oder technische Geräte festgelegt sowie die zugehörigen Armaturen, Absperr- und Sicherheitsventile spezifiziert.

Außerdem werden Hygienezonen definiert (z. B. Abgrenzung von Küchen- oder Laborbereichen), in denen besondere Temperatur- und Reinigungsanforderungen gelten. Angaben wie erforderliche Vorlauftemperaturen, Zirkulationsleitungen, Filter oder Rückspülmöglichkeiten gehören ebenfalls zu diesem Dokument. Auch die Positionierung von Wartungsschnittstellen (z. B. Revisionsöffnungen, Entleerungsvorrichtungen) wird festgehalten, um den späteren Betrieb und die Instandhaltung zu erleichtern.

Typischerweise enthält dieser Teil des Raumbuchs Listen der verbauten Armaturen, Sicherheitsgruppen und anderer sicherheitsrelevanter Komponenten. Der Fachplaner erstellt diese Unterlagen in enger Abstimmung mit dem Gesamtplaner und dem Facility Management. Für den laufenden Betrieb dient der Entwurfsplan dann als Grundlage für das spätere Betriebshandbuch: Er informiert über Inspektionsrouten und Wartungsintervalle und beschreibt die Anlage in ihrer finalen Ausführung. Gegebenenfalls werden bereits konkrete Produkttypen oder Herstellerangaben vermerkt, die für Wartung und Ersatzbeschaffung wichtig sind.

In der Ausführungsplanung (HOAI LPH 5) werden alle erforderlichen Öffnungen („Schlitze“ und „Durchbrüche“) exakt festgelegt, damit Leitungen in Wänden, Decken oder Böden verlegt werden können. Diese Aussparungen dienen der Aufnahme gebäudetechnischer Leitungen und gehören zu den besonders fehler- und konfliktanfälligen Objekten der Planung. Ihre genaue Lage und Größe wird maßstäblich eingezeichnet und koordiniert, um Kollisionen mit Architektur- oder Tragwerksplänen zu vermeiden. Zusätzlich haben Schlitze und Durchbrüche weitreichende Anforderungen – etwa an Schall-, Wärme- und Brandschutz oder im Falle von Trinkwasserinstallationen an Hygieneschutz. Daher erfolgt die Abstimmung stets gewerkübergreifend (TGA-Planer, Architekt, Statiker) und mit klarer Verantwortungszuweisung. Die fertiggestellten Schlitz- und Durchbruchspläne liefern dem FM später die exakten Positionen der Leitungsverläufe, was bei Wartung, Zugänglichkeit und eventuellen Nachrüstungen wichtig istt.

In der Leistungsphase 7 (LPH 7) fließen die tatsächlichen Details aus den eingegangenen Angeboten in die Schlitz- und Durchbruchsplanung ein. Daraus entstehen aktualisierte Pläne mit den endgültigen Maßen, Positionen und Ausführungsdetails. Diese verbindlichen Unterlagen bilden die Basis für die anschließende Bauausführung und die Mengenermittlung. Sie dokumentieren exakt, wo und wie jedes Element durchgeführt wurde, und dienen dem FM später als Referenz für Aufmaße, Bauüberwachung und die Anlagen-Dokumentation. Zudem werden hier besondere Öffnungen (z.B. nachträglich erforderliche Durchbrüche) gekennzeichnet und Schnittstellen zwischen Bau, TGA und Elektro definiert.

Der Schnittstellenkatalog (nach VDI 6039) definiert alle Übergabepunkte zwischen den verschiedenen Gewerken der technischen Ausstattung. Er listet disziplinübergreifend auf, wo die Grenzflächen verlaufen (z. B. Übergabe des Heizungswassers an die Gebäudeleittechnik) und welche technischen Randbedingungen gelten. Für jede Schnittstelle werden Parameter wie Druckniveau, Temperaturbereich, Art des Mediums und Zuständigkeiten festgehalten. So enthält der Katalog beispielsweise zu jeder Schnittstelle eine technische Beschreibung, die alle relevanten Anschlussdaten dokumentiert. Der Schnittstellenkatalog dient dem FM im Betrieb als Nachweis, wer für Anschlüsse, Messungen und Prüfungen verantwortlich ist, und unterstützt die klare Abgrenzung von Pflichten. Ein gepflegter Schnittstellenkatalog beugt Missverständnissen vor und verringert Konflikte während der Bauausführung und Inbetriebnahme.

Emissionsberechnungen ermitteln die ökologischen Auswirkungen der Trinkwasserinstallation über ihren Lebenszyklus. Dabei werden etwa CO₂-Äquivalente von eingesetzten Materialien (Rohre, Armaturen) und Energieverbräuchen bilanziert. Solche Ökobilanzen nach DIN EN ISO 14064 und DIN EN 15804 berücksichtigen alle Phasen von Produktion, Bau und Betrieb. Sie sind insbesondere für Nachhaltigkeits- und ESG-Reporting relevant und helfen dem FM, die CO₂-Bilanz der Anlage transparent zu machen. Gleichzeitig dienen diese Berechnungen als Grundlage, um die Nachhaltigkeitskriterien der EU-Taxonomie und ähnlicher Regularien zu erfüllen.

Auditunterlagen fassen die gesamte Projektdokumentation strukturiert zusammen. Gemäß VDI 6026-1 muss der Inhalt aller Planungs-, Ausführungs- und Revisionsunterlagen vollständig und nach Gewerken aufgeschlüsselt vorliegen. Ein Auditdokument enthält daher ein Verzeichnis aller Dokumente, Versionsstände, Zuständigkeiten und Verfahrensnachweise (z.B. Prüfberichte, Wartungsnachweise). Die Einhaltung betrieblicher und behördlicher Pflichten (z.B. Wartungsintervalle, Untersuchungsergebnisse) wird damit klar nachvollziehbar dokumentiert. Die Auditunterlagen dienen dem FM als zentrales Referenzdokument für Audits nach ISO- oder ESG-Kriterien und garantieren die Nachvollziehbarkeit der gesamten Anlagenhistorie. Sie sind dadurch wesentlich für Rechtssicherheit und Transparenz im Gebäudebetrieb.

Die Gefährdungsbeurteilung (auch Risikoanalyse genannt) erfasst alle potenziellen Hygiene- und Gesundheitsrisiken in der Trinkwasseranlage. Dabei wird systematisch geprüft, an welchen Stellen mikrobiologische oder chemische Gefahren auftreten können (z.B. Legionellenwachstum bei Stagnation oder zu niedriger Temperatur). Gemäß Trinkwasserverordnung und VDI 6023-1 erstellt der Betreiber diese Analyse, häufig mit Unterstützung eines Hygieneexperten. Die Beurteilung führt zu konkreten Maßnahmen (z.B. Spülkonzepten, Prüfungsterminen, Installationsänderungen), die in einer Prioritätenliste festgehalten werden. Sie wird von Gesundheitsämtern meist beim Auftreten hoher Keimwerte oder beim Neubau eingefordert und ist fester Bestandteil der Betreiberakte. Damit legt sie die Grundlage für haftungs- und hygienerechtlich absicherten Betrieb der Anlage.

Vor der Inbetriebnahme muss die gesamte Trinkwasserinstallation gründlich mit sauberem Trinkwasser gespült werden. Dies entfernt Montageverschmutzungen wie Späne oder Schmutz. Nach DIN EN 806-4 ist hierfür eine vollständig dokumentierte Wasserspülung vorgeschrieben. Im Spülprotokoll werden Verfahren (z.B. Fließgeschwindigkeit, Durchfl ussvolumen, Temperatur) und Dauer festgehalten sowie gemessene Parameter (Druck, Trübheit, ggf. mikrobiologische Vorbefunde) dokumentiert. Die Ergebnisse der Funktions- und Sichtprüfungen (z.B. Kontrolle aller Armaturen und Leitungsabschnitte) sowie die Begutachtung durch den ausführenden Fachbetrieb werden protokolliert. Damit liefert das Spülprotokoll einen prüffähigen Nachweis, dass die Anlage hygienisch einwandfrei gespült wurde und sofort übergeben werden kann.

Die Wasser-Luft-Spülung ergänzt die normale Wasserspülung besonders bei langen oder verschmutzten Leitungen. Hierbei wird während des Spülens gleichzeitig keimfrei verdichtete Luft eingebracht. Dieses Impulsverfahren lockert hartnäckige Ablagerungen und erhöht die Spüleffizienz. Empfohlen werden dabei mindestens 0,5 m/s Fließgeschwindigkeit und etwa 15 Sekunden Spülzeit pro Meter Rohrleitung. Im Protokoll werden alle Parameter (Druckluftdruck, Volumenstrom, Spüldauer, Temperatur) sowie die eingesetzte Ausrüstung beschrieben. Die Fachkraft bewertet die Reinigungsergebnisse hygienisch und bestätigt die ordnungsgemäße Durchführung mit Unterschrift und Qualifikationsnachweis. Die Befunde werden im Hygieneplan vermerkt, um spätere Kontrollen zu erleichtern.

Die Ausschreibungsunterlagen sind ein zentrales Instrument im Vergabeverfahren. Sie müssen alle technischen Details der Trinkwasserinstallation enthalten, sodass Angebote vergleichbar und verbindlich sind. Dazu gehören genaue Materialvorgaben (z.B. in Anlehnung an DIN-Normen und DVGW-Richtlinien), spezifische Anforderungen an Armaturen und Hygiene sowie Mengen- und Positionsangaben zur Kostenermittlung. Die Leistungsbeschreibung wird auf Basis der TGA-Fachplanung erstellt und bildet die vertragliche Grundlage für die Ausführung. Sie sorgt für Transparenz und Wettbewerbsneutralität nach HOAI und VOB/A und dient dem Facility Management später als Referenz, um Gewährleistungsansprüche und Wartungsaufwendungen nachzuvollziehen.

Die Stromlauf- und Schaltpläne werden in der Ausführungsplanung (HOAI LPH 5) erstellt und dokumentieren die gesamte elektrische Steuerung der Trinkwassersysteme. Sie zeigen alle relevanten Schaltkreise inklusive Pumpensteuerungen, Ventil- und Sensoranschlüssen sowie Heizkabelsteuerungen. Durch standardisierte Symbole und Kennzeichnungen (gemäß DIN EN 61082-1 und VDE-Vorschriften) gewährleisten sie eine sichere Installation und erleichtern die Inbetriebnahme. Für den Betrieb sind diese Pläne unverzichtbar: Sie unterstützen das Facility Management bei Fehlerdiagnose, Einstellungen und Wartungsarbeiten. Zudem dienen sie der Dokumentation von Sicherheitsabschaltungen und Erdungspunkten (DGUV Vorschrift 3), was für die Arbeitssicherheit maßgeblich ist.

Rohrleitungs- und Strangschemata sind detailgenaue Pläne der gebauten Wasserinstallationen. Sie werden im Zuge der Ausführung (z.B. HOAI LPH 8 – Objektüberwachung) angefertigt und zeigen alle Leitungsverläufe, Steigleitungen und wesentlichen Armaturen (Absperrorgane, Druckminderer, Rückflussverhinderer usw.). Nach DIN 18381 gehören diese Installationspläne zu den bei der Abnahme vorzulegenden Unterlagen. Für das Facility Management sind sie essenziell, um später Wartungs- und Sanierungsarbeiten zu planen. Sie geben einen realistischen Überblick über den Ist-Zustand der Anlagen und sind Basis für Lecksuche, Instandsetzungsmaßnahmen und Umbaumaßnahmen im Gebäude, da jede Leitung und Armatur eindeutig dokumentiert ist.

Der Übersichts-Schaltplan ist ein schematisches Gesamtbild der Anlagenfunktion und fasst die Zusammenhänge der Versorgungssysteme zusammen. Er zeigt beispielsweise Lage und Funktion zentraler Komponenten (Boiler, Zirkulationspumpen, Hauptverteilerschränke) und deren Steuerungselemente. Nach DIN 18381 (VOB/C) ist dieser Plan bei Abnahme vorzulegen. Im Unterschied zu detaillierten Stromlaufplänen bietet er dem Facility Management eine hohe Übersichtlichkeit: Er erleichtert das Verständnis der Systemarchitektur über Gewerke hinweg. So kann der FM aus dem Gesamtzusammenhang heraus neue Wartungsprozesse planen oder Systemänderungen koordinieren, da alle relevanten Sensoren, Steuerungen und Kreisläufe in einem einzigen Dokument erfasst sind.

Fließschemata visualisieren den hydraulischen Aufbau der Trinkwasserinstallation. Sie zeigen Kalt- und Warmwasserströme, Speicher, Rücklauf- und Zirkulationsleitungen sowie zentrale Armaturen wie Rückschlagventile, Filter und Rückflussverhinderer (nach DIN EN 1717). Für das hygienische Risikomanagement sind sie besonders wichtig: Sie bilden die Basis der Gefährdungsanalyse nach der Trinkwasserverordnung (TrinkwV). Über längere Leitungsstränge oder Totleitungen können sich Legionellen ansammeln; diese kritischen Stellen sind im Fließschema sofort erkennbar. Im Facility Management dienen solche Diagramme zur Planung von Wartungsintervallen, regelmäßigen Spülzyklen und gezielten Desinfektionsmaßnahmen. Außerdem ermöglichen sie eine systematische Probenahme-Planung für Legionellenuntersuchungen, da alle relevanten Entnahmestellen und Temperaturwechselpunkte dargestellt sind.

Der Untersuchungsbericht dokumentiert die mikrobiologische Analyse der Trinkwasserproben im Detail. Er listet die exakten Probenahmepositionen (nach DVGW-Richtlinien wie W551 festgelegt), das Probenahmedatum und die Temperaturen (Warm- und Kaltwasser) auf. Außerdem wird das gewählte Analysenverfahren beschrieben (typischerweise kulturelle Anzucht nach DIN EN ISO 11731 oder PCR) und die ermittelten Koloniezahlen (KBE) für Legionella sp. je 100 ml. Alle Befunde werden mit den geltenden Grenzwerten verglichen. Wird der technische Maßnahmenwert von 100 KBE/100 ml erreicht oder überschritten, muss laut TrinkwV §16 umgehend das Gesundheitsamt informiert werden. Der Bericht enthält zudem Handlungsempfehlungen (z.B. zu Spül-, Entleer- oder Desinfektionsmaßnahmen) bei Überschreitung der Grenzwerte. Für das Facility Management ist dieser Bericht ein zentraler Nachweis der Wasserqualität und Grundlage für Hygieneprotokolle und behördliche Compliance.

Fachkundige Schulungen nach VDI 6023 sind im Umgang mit Trinkwasseranlagen unerlässlich. Das VDI-Zertifikat bescheinigt, dass eine Person gemäß dem aktuellen Regelwerk (z.B. VDI 6023 Blatt 1/4 – Hygiene-Kategorien A/B/C) geschult wurde. Es enthält Name des Teilnehmers, Datum und Inhalt des Lehrgangs sowie die Gültigkeitsdauer. Für Betreiber und Facility Manager sind diese Nachweise wichtig: Bei Audits oder Inspektionen (z.B. im Rahmen von ISO-Standards oder bei Gefährdungsanalysen nach TrinkwV) müssen Qualifikationen dokumentiert werden. Daher sollten FM-Abteilungen VDI-Zertifikate systematisch erfassen und aktualisieren, um Kompetenzanforderungen jederzeit nachweisen zu können.

Der Vergabevorschlag nach HOAI LPH 7 fasst die Ergebnisse der Angebotsprüfung zusammen. Er enthält eine Zusammenfassung der geprüften Angebote, einen Vergleich der Bieter hinsichtlich Preis, Qualität und Leistungsumfang sowie eine klare Empfehlung für die Vergabe des Auftrags. Die Auswahlentscheidung wird nachvollziehbar begründet, etwa durch bessere technische Ausstattung, längere Garantiefristen oder ein günstigeres Preis-Leistungs-Verhältnis. Die Erstellung obliegt dem TGA-Fachplaner, die Prüfung und Freigabe erfolgt durch den Bauherrn oder den FM-Verantwortlichen.

Als Bestandteil der Vergabeakte dient dieses Dokument der Nachweisführung: Es belegt, dass die Vergabe wirtschaftlich und rechtssicher erfolgt ist. Gleichzeitig ermöglicht es dem Facility Management, spätere Kostenkontrollen und Nachtragsprüfungen durchzuführen. Der Vergabevorschlag bildet somit die Grundlage dafür, im Betrieb zu überprüfen, ob die tatsächlich erbrachten Leistungen dem vertraglichen Leistungsumfang entsprechen, und hilft bei der Budget- und Qualitätsüberwachung.

Gemäß HBauO und DIN 18421 (VOB/C ATV) dürfen im Anlagenbau nur Bauprodukte mit anerkannter Verwendbarkeit eingesetzt werden. Das bedeutet, dass jede Komponente (Rohre, Armaturen, Dämmstoffe usw.) eine offizielle Zulassung oder Zertifizierung für den Einsatz in Trinkwasseranlagen aufweisen muss. Üblicherweise erfolgt dies über Kennzeichnungen und Prüfzeugnisse anerkannter Stellen (z. B. DVGW-, KIWA- oder ETA-Zeichen) sowie technische Datenblätter, die die Eignung für den Trinkwasserkontakt dokumentieren. Hersteller stellen Konformitätserklärungen bereit, die der Installateur prüft und die Bauleitung bei der Abnahme akzeptiert.

Diese Nachweise sind Pflichtbestandteil der Abnahme nach VOB/C. Der Facility Manager sollte alle Zulassungs- und Prüfbescheinigungen archivieren (z. B. im Anlagenbuch), um Hygiene, Qualität und Rechtssicherheit der Trinkwasserinstallation dauerhaft nachweisen zu können. Dies sichert eine lückenlose Materialnachverfolgung und belegt, dass nur zugelassene Produkte verbaut wurden.

Wartungsanweisungen sind detaillierte Handlungsanleitungen, die im Rahmen der Betreiberverantwortung erstellt werden. Sie beschreiben alle regelmäßigen Inspektionen und Instandhaltungsarbeiten an Trinkwasser-, Gas- und Entwässerungssystemen.

Diese Anweisungen werden in der Regel vom Auftragnehmer oder Installateur erstellt und vom Betreiber bzw. FM-Verantwortlichen geprüft. Sie sind Teil der Übergabeunterlagen und sollten gemäß VDI 6026 strukturiert sowie digital archiviert werden. Durch die Befolgung der Wartungsanweisungen wird der hygienisch und technisch sichere Betrieb der Anlagen gewährleistet. Zugleich dienen sie als Nachweis bei Audits oder Inspektionen (z. B. durch Gesundheitsämter nach der Trinkwasserverordnung oder durch Prüfstellen gemäß BetrSichV).

Diese standardisierte Dokumentation sichert Vergleichbarkeit und Nachvollziehbarkeit aller Arbeiten. Für das Facility Management ist sie verpflichtend, da sie als Nachweis bei Gewährleistungsfällen, Zertifizierungen und behördlichen Audits dient. Die Protokolle sollten zentral (z. B. in einem CAFM-System) verwaltet werden, um Wartungszyklen und offene Aufgaben transparent nachverfolgen zu können.

Der Wartungsplan wird von den technischen Planern erstellt und vom Betreiber bzw. Facility Manager geprüft und freigegeben. Ein klar definierter Plan ist die Grundlage für Service-Level-Agreements (SLAs) und Wartungsverträge. Er dient im Facility Management der Terminierung von Wartungsarbeiten und der Ressourcenplanung, sodass alle notwendigen Maßnahmen rechtzeitig und effizient ausgeführt werden können.