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Trinkwasseranlage: Anweisende Dokumentation

Facility Management: Trinkwasser » Betrieb » Anweisende Dokumentation

Verbindliche Vorgaben für klare Abläufe und Zuständigkeiten festhalten

Verbindliche Vorgaben für klare Abläufe und Zuständigkeiten festhalten

Die sichere Bereitstellung von Trinkwasser zählt zu den gesetzlich geregelten Kernaufgaben eines Betreibers. Ob in Kliniken, Pflegeeinrichtungen, öffentlichen Gebäuden, Schulen oder Gewerbebauten: Betreiber sind gemäß Trinkwasserverordnung (TrinkwV), Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) und VDI 6023 verpflichtet, Trinkwasseranlagen hygienisch einwandfrei, wartbar, dokumentiert und prüffähig zu betreiben. Eine anweisende Dokumentation legt hierfür die erforderlichen Verfahrensweisen, Zuständigkeiten und Prüfintervalle verbindlich und nachvollziehbar fest. Ohne anweisende Dokumentation besteht keine Rechtssicherheit im Betrieb. Nur wer Zuständigkeiten, Abläufe, Prüfpflichten und Hygienekonzepte schriftlich, standardisiert und versioniert vorgibt, kann die Betreiberverantwortung nachweislich erfüllen.

Eine anweisende Dokumentation ist die Grundlage für rechtssicheren, hygienekonformen und digital steuerbaren Betrieb. Sie schützt Menschen – und Organisationen.

Dokumentation als Grundlage für Transparenz, Sicherheit und Betriebstauglichkeit

Ziele der anweisenden Dokumentation

  • Sicherstellung eines rechtskonformen Betriebs gemäß TrinkwV, VDI 6023, BetrSichV

  • Vorgabe von klaren Abläufen für Betrieb, Wartung, Spülung, Beprobung und Störfallmanagement

  • Vorbereitung auf Audits, Hygienekontrollen, Gefährdungsbeurteilungen

  • Standardisierung für Schulung, Einarbeitung und Vertretung

  • Nachweisfähigkeit bei Behörden, Versicherungen, Gesundheitsämtern und Auditor:innen

Verfahrensanweisungen (SOPs)

Prozess

Inhalt

Spülung bei Nichtnutzung

Ablauf, Intervall, durchführende Person, Dokumentation

Beprobung nach TrinkwV § 14

Intervall, Ablauf, Zuständigkeit, Rückmeldung bei Überschreitung

Wartung von Armaturen / Filtern

Austauschzyklen, Bauteile, Dokumentation, Sichtprüfung

Temperaturkontrollen

Messpunkte, Grenzwerte, Dokumentationspflicht, Maßnahmen bei Abweichung

Stilllegung / Wiederinbetriebnahme

Vorgehen bei Sanierung, Umbau oder längerem Leerstand

Zuständigkeiten & Rollen

  • Betreiberverantwortliche*r

  • Hygiene-/Trinkwasserbeauftragte*r

  • Haustechnik / FM-Team

  • Prüflabor / Externe Dienstleister

  • Dokumentationsverantwortung (z. B. CAFM / DMS)

Prüfpflichten & Wartungsintervalle

Maßnahme

Intervall

Zuständig

Nachweis

Beprobung Großanlage

alle 3 Jahre (bzw. jährlich)

Prüflabor / FM

Prüfbericht nach TrinkwV

Spülung ungenutzter Zapfstellen

mind. alle 72 h

FM / Haustechnik

Spülprotokoll

Sichtprüfung Filter / Ventile

monatlich

Haustechnik

Checkliste

Temperaturkontrolle Speicher / Zirkulation

wöchentlich

FM

Temperaturdokumentation

Notfallmanagement

  • Vorgehen bei Legionellen-Befund

  • Meldeweg intern / extern (Gesundheitsamt)

  • Nutzungseinschränkungen / Ausfall-Backup

  • Sanierungskonzept / Wiederinbetriebnahme

Formale Anforderungen

  • Versionierung, Freigabevermerk, Änderungsverfolgung

  • Verknüpfung mit geltenden Normen: VDI 6023, DIN EN 806, BetrSichV, TrinkwV

  • Integration in digitale Systeme: CAFM, Prüfsoftware, DMS

  • Zugriffsteuerung & Rollenvergabe: nur autorisierte Bearbeitung

  • Archivierungsfristen: mind. 10 Jahre bei Prüf- und Hygieneunterlagen

Beispiele für anweisende Dokumente

Dokumenttyp

Beispiel

SOP

„Spülung nicht genutzter Zapfstellen – Ablaufplan“

Checkliste

„Monatliche Sichtprüfung Trinkwasserfilter – Standortübersicht“

Formular

„Beprobungsfreigabe & Probenahmestellen gemäß TrinkwV §14“

Schulungsnachweis

„Einweisung Trinkwasserhygiene nach VDI 6023“

Eskalationsmatrix

„Reaktion bei Legionellenüberschreitung“

Integration in den Betrieb

  • Verknüpfung mit CAFM / Wartungssystem (automatische Fristenauslösung)

  • Nutzung durch Haustechnik, Reinigung, Prüfdienste, Dokumentationsverantwortliche

  • Zugänglichkeit im Intranet / über QR-Code an Technikraum

  • Einbindung in Hygieneplan, Betreiberhandbuch, Schulungsprogramme

  • Nutzung bei Audits, Zertifizierungen, Gefährdungsbeurteilungen

Erfolgsfaktoren

  • Erstellung durch interdisziplinäres Team (FM, Hygiene, Technik, IT)

  • Praxisnähe & Verständlichkeit (klar, strukturiert, visuell unterstützt)

  • Schulung aller Beteiligten (Pflege, Technik, Reinigung)

  • Regelmäßige Aktualisierung (mind. jährlich oder bei Systemänderung)

  • Verknüpfung mit Eskalations- und Kommunikationswegen